采供部管理规程Word文档格式.docx

采供部管理规程Word文档格式.docx

《采供部管理规程Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采供部管理规程Word文档格式.docx（15页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

3．监督采购过程。

4．审批所有的物品采购申请单及订货单。

审核、签订所有的供销合同，审核、签批采

购付款手续。

5．有效地控制和监督物品的出入库手续及数量。

6．有效控制库存。

7．监督和检查盘点工作，发现问题及时处理。

8．负责组织市场调查，定期配合有关部门做好市场询价，准确掌握价格信息，并与供

应商签订定价表。

。

9．负责管辖范围内的消防安全及培训工作。

10．完成上级领导交付的其他各项任务。

［任职条件］：

1．素质要求：

公平、公正、坚持原则；

有责任心；

具有计划、组织及独立工作能力；

具有处理危机和压力工作的能力。

2．自然条件：

年龄在45岁以下，身体健康。

3．文化程度：

大专以上学历，并具有良好的个人修养。

4．外语水平：

大学英语四级或以上。

5．工作经验：

一年以上酒店采供管理经验。

6．特殊要求：

具有较强的协调、组织能力，无色盲。

二、采购员

采供部经理

按照酒店各部门提供地采购申购单，及时安排酒店各类物品的采购工作。

1．根据各部门需要，保质、保量、及时采购。

2．与供应商建立良好的业务往来关系，不谋取私利，完成本职工作。

3．经常了解市场信息，并加以比较分析，更好的完成酒店采购工作。

4．根据订货合同或协议的规定时间及时办理付款申请。

5．及时办理采购物资的验收入库与报销手续。

6．协助采供部经理做好采购工作。

7．与各有关部门密切合作。

8．完成采供部经理交办的其它工作。

年龄在25岁以上，身体健康。

大专以上学历，具有良好的个人修养。

4．语言要求：

流利普通话，达到本酒店英语考核中级水平。

三、采供部文员

直接上级：

建立健全采供部各类档案，及时收集整理各供应商资料。

1．做好办公室接待工作。

负责单据的传递。

2．负责部门资料、文件、计划的保管及文案工作。

3．负责制作采供部采购账目。

4．编制采购信息表。

5．组织实施采购招标的前期准备工作。

年龄在二25岁以上，身体健康。

流利普通话，达到本酒店英语考核初级水平。

第三节工作程序与标准

一、采购招标程序

（一）招标范围：

按进店物品大类分类具体分为：

肉食类、蔬菜水果类、粮油类、海鲜类、调味类、客房一次性用品类、棉织布草类、酒店用品类、酒店工服类、工程维修类、办公用品类、印刷品类等。

（二）招投标程序

1.投标报名点设在伊泰大酒店总经理办公室，有意来酒店投标的任何单位和个人均可报

名参加任何类别的招标会议，参与竟标。

每年全天候报名，投标单位报名后由采供部按酒店经营部门所需物品列出明细,标明所购物品产地、规格以及对物品的特殊要求的统一报价单，经投标单位认可后交由投标单位按统一格式填报投标书。

每类物品报名累计3—5家后，由总办整理投标资料后通知采供部对参与竟标的单位或个人所提供的商品来源地、供货商的营业资职证明等进行实地市场考察、对比，将符合酒店用货要求的供货商的实际情况通知总办，由总办通知投标单位进行第一轮报价。

2.投标单位须准备投标书及各类有效证件，封口后交于伊泰大酒店总经理办公室。

3.收到供货商的第一轮报价后，由采供部负责确定召开第一次开标会议，并请总经理以及总经理办公室负责招标工作的人员及采供部相关人员参加，财务部负责监管招标内容，总办人员在招标会当场拆开由投标人提供的标书并进行第一轮报价的对比，同时要求供货商当场进行第二轮的报价。

4.第二次报价结束后，采供部把本次报价与以往采购价进行对比确定最终中标价，选定报价前两位的供应商中标，采供部以书面形式下达《中标通知书》，通知中标单位或个人来酒店对所提供的投标价格做最后确定，同时确定招标结果。

（三）投标人须知：

1.所有参加投标的单位及个人必须提供以下证明文件：

法人营业执照、税务登记证、卫

生许可证、卫生检查合格证及负责人的身份证明健康证等相关证件。

2.无论投标过程及结果如何，投标方均须自行承担因参与投标所产生的全部费用。

3.对招标范围中所列举的项目，投标单位及个人可选择性进行投标。

4.如出现提供虚假材料者或串通其他投标单位恶意抬高报价或恶意压价者，将按自动取消投标资格处理。

5.从招标程序公告之日起，凡有意投标的单位或个人均可向伊泰大酒店人力资源部办公室报名，报名时须提供招标程序所要求的证件，接受招标方的资格审查。

6.招标方经过招标评标委员会评估确定中标单位及个人后，中标单位须提供所投标物品的封存样品以备招标单位对该物品负责人的审核及确认。

7.中标单位或个人在中标后必须与招标方签定合同并且按规定交纳一定金额的质量保证金，不能或拒绝交纳者视为主动放弃中标资格。

8.投标文件均按A4纸打印，不得涂改，并用档案袋密封，袋上注明投标项目名称，投标人姓名地址，在密封线上加盖公章后递交。

9.在招标过程中，凡发生以下情况之一者，视为无效投标：

⑴投标文件未按规定密封或未按规定加盖公章或签字者。

⑵投标文凭中无投标保证金者。

⑶在投标文件中有两个以上报价且未明确其中任何一个为有效品牌、规格、报价者。

⑷其他不符合招标要求的投标者。

（四）、对中标者的要求

经过投标、揭标、唱标及一、二、三轮报价后，凡中标的供货商必须遵守以下规则。

1.严格按投标价格供应所投标商品，不准随意抬高所供商品的价格，以及降低所供商品的质量。

违者按自动解除合同处理。

2.当次中标商品价格一直执行到下次本类物品的重新招标开始（国家政策性调整价格除外）。

3.如因为特殊原因不能为酒店供应中标商品或有价格争议者，需提前10天通知酒店，如无故停止供应商品给酒店造成的损失全部由供货商承担。

4.供应商应提供与所供产品相符合的产品的全部合格证明。

5.对在招标过程中出现的恶意竟标者,酒店将禁止其在各营业点的供货权。

二、采购控制程序

（一）年度计划采购

1.根据酒店年度预算制定年度计划采购书。

2.审批年度采购计划。

3.按采购招标程序进行招标。

4.签订采购合同。

5.按合同规定办理相关的验货付款手续。

6.建立健全计划采购档案。

7.协调使用部门和供应商的关系，做好售后服务工作。

（二）部门申购计划

1．由使用部门在每月25日之前根据实际运作需求，提出部门下月物品采购计划（分类别填报），内容包括品牌名称、规格、单位、所需数量、估计单价等。

部门申购计划要做到全面、认真，尽量减少使用紧急申购，尽量优先使用库存物品，计划严格控制在年初预算范围之内。

2．需异地供货的采购申请（如棉织品、客房一次性用品、餐饮所需本地无货高档海

鲜等），须至少提前一个半月提交采购部。

3．部门填写申购单，部门经理签字确认，分管领导签字确认后，报财务部库管人员审

核物品使用周期，是否达到最低库存量，仓库内有无积压或替代品等。

如仓库内有货，即在备注栏里注明，反馈给使用部门确认，并将此项申购计划注销。

4．财务部库管人员将初审结果报财务部经理，财务部经理对申购计划进行全面审核，

其中包括对现金流量的合理安排，最后签字确认。

5．财务部经理签批后，将申购计划报至酒店总经理审核。

6．酒店总经理签批后，将申购计划传至采供部。

7．采供部经理签字实施采购。

（三）采购订货

1．采供部收到部门申购计划，安排采购事宜，实行招标采购或与确定的供应商签订订货合同。

2．大宗物品订货合同需总经理审批生效。

订货合同一式三份，一份采供部购货；

一份财务部照单核对验收货物及会计应付账办理审核付款；

一份供应商。

3.购单的生效期限为总经理签批日期后的一个月内，超出一个月未使用，申购单自动作废。

（四）验收入库

1．收货时必须由使用部门、采购员、财务部人员共同验收物品的数量和质量、价格是否与订购单所列一致，如有差异，需查明原因，否则坚决拒收。

2．宗物品或价值较高的部门资产类物品，需部门负责人、相关技术人员、财务部人员、采供部人员共同验收。

3．直拨到部门使用的物品，需填制“无发票收货记录”（一式四联），一联送供应单位；

一联送使用部门；

一联送财务部；

一联采供部留存。

无发票收货记录必须有收货人及使用部门经理共同签字确认。

4．大宗物品或价值较高的部门资产类物品，需填制“入库单”（一式四联），一联供应单位；

一联财务部；

一联财务部三级帐；

一联库管留存

（五）审核付款

1．应付帐的主要工作职责就是核对申购计划、订货合同、无发票收货记录、发票。

四种单据必须核对无误后才能付款，任何一单一项或一个数字不相符都不能办理付款。

2．检查货品是否有预付订金或预付货款，已预付订金的应计算出本次应付款的金额。

3．每月月末供应商到财务部对单，下月月初由财务部统一付款。

4．紧急采购程序

（六）酒店内各部门紧急采购

1．价值在500元内。

2．部门第一负责人向采供部经理申请。

3．如是电话申请，需做好电话记录。

4．采供部经理需向总经理申请批准后，实行紧急采购。

5．使用部门事后需补做申购单。

（七）为上级及有关部门代购

1．首先确认代购物品的数量、认可价格后确定上级或有关部门的付款方式。

2．经过询价及质量对比，将结果告知上级或有关部门。

3．得到认可后，进行采买。

4.如为集团公司以外的单位或客人代购物品，除按以上规定执行外，原则上先付款再实施采购。

（八）建立正常供货关系后，每次到货时，采购部采购员须会同财务部验货人员对到货

进行检货，如果连续检查三次不合格，采购员须填违纪处罚单，情况恶劣将通知其停止供货。

（九）对采购品种不稳定，进货批量小，市场变化频繁的小供货方的考核：

1．采购员在接到相关采购计划后要充分了解市场，要求供货方提供样品，采购员根据其提供的样品填写试用情况，经财务部验货室和有关部门人员签字确认后，编进《合格供货方名册》。

2．建立日常供货关系后，采购部须会同财务部验货室和有关部门人员对供货方所供货物逐批检验，每月评定一次，如果每月有两次抽检不合格，采购员须填制违纪处罚单，并通知其停止供货。

（十）采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标

准和使用情况；

经常作好市场调查，掌握市场信息；

主动向使用部门推荐合适新产品及质优价廉的代用品，积极主动地向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。

使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，对掌握的供方情况及购物意向须主动通报采购部，由其进行考核、评定，择优录用。

（十一）确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方须及时联系沟通，研究对策；

无力

解决的须及时请示酒店领导，不得耽误。

四、对食品供应商的管理规定

（一）要求食品供应商严格执行酒店的规章制度，在酒店区域内按规定佩戴出入卡，要

求衣冠整齐；

鲜活食品进入酒店必须遮盖，并按规定线路送达货物。

（二）实行食品供货合同制度。

采购部需与食品供应商签订食品供货合同，要明确规定

双方的权利和义务。

对供货及时、供给的食品质量好、价格合理、积极与酒店配合的供应商，给予续签合同；

反之则终止合同。

（三）酒店质检人员要对食品供应情况进行不定期的检查和抽检，若发现质量和数量问

题，将根据情况，给予退换或做以一罚十的处理，并对其违规情况进行登记备档。

（四）对每年违规达2次（含2次）以上的食品供应商，将解除其续签食品供货合同的

资格。

第四节管理制度

一、食品采购卫生责任制度

（一）采购的食品应符合食品卫生标准，具有良好的外观形状和内在质量并符合食品卫

生包装要求。

（二）食品进货应由仓管员进行验收，对肉类、乳制品、酒类、饮料、调味品及食品添

加剂等，必须与供货方索取检验合格证。

（三）拒收腐败变质、污秽不洁、混有异物或者外观形状异常的食品。

（四）拒收包装严重污秽不洁、严重破损或者运输工具不洁而造成污秽的食品。

（五）拒收掺假、伪造、冒牌、超过保存期限或用非食品原料加工的食品。

（六）采购人员必须搞好个人卫生，衣冠清洁整齐，不准在仓库内吸烟和吃东西，并随

时接受行业管理部门的监督、检查。

二、采购规定

（一）任何一项采购项目须经财务经理审核，总经理批准，确定数量后，签名下单采购，较大的采购项目须经集团公司批准。

（二）根据财务部批转的《物资用料计划表》安排采购人员进行采购，每月计划采购项目及零星采购项目由部门经理安排并签名确认。

（三）每月计划的采购项目，属批量采购的，采购员接单后须在3日内报价；

属计划外或零星追加采购的，其单价超过二百元的须在两天内报价。

（四）每项鲜活食品采购计划需提前进行报价，按每月三次由供应商报价，采购部及有关部门派员进行市场调查，核对价格后初步定价，报餐饮部核价，最后报总经理审批后采购。

（五）对于因自然灾害等因素引起的食品类市场价格波动过大时，同样按照上述三个审批程序，经市场分析后，随时做相应调整。

（六）向经理报价时须填写采购单,其中一联需注明价格,厂家以及联系电话等,经全面衡量比较后,请示总经理批准.

（七）零星采购项目,由部门经理申请,财务部审核报总经理审核批准.

（八）每张借款单内容须注明借款购何物，并由部门经理签名，报总经理批准。

（九）每项采购项目经分配后，若在规定时间内由于种种原因找不到供应商，须在采购单一联注明原因，签名后交还部门经理。

（一十）严禁用种种理由拒绝采购单或搪塞退回采购单，若查出有此现象，按酒店《员工手册》规定处理。

（一十一）严格督促供应商满足酒店的物资要求，及时保质保量提供货品，并负责退换之责任。

（一十二）对于大批量、高价值及需经营购买的物品，要制定《标准采购规格》明确规定采购物品的质量和规格；

《标准采购规格》为采购员和验收员把好质量关提供依据，避免与供应商发生不必要的质量及规格纠纷。

（一十三）对有特殊质量要求的采购物品要在《采购单》上注明，采购员应对照质量、规格、标准进行认真检查，防止以次货充好货，以低档物品充高档物品；

并对采购价格和数量进行控制，拒收过量物资。

防止供应商抬高价格。

（一十四）采购物品以价廉物美为原则。

（一十五）由总经理下达的紧急采购任务不受上述规定限制。

三、采购价格的控制办法

（一）每日所需水果、蔬菜的价格，每周由供方报价一次，采购部结合市场询价，确定的

供货价格经采购经理批准后实施；

（二）每类物品都进行不定期招标报价，根据报价方的报价及质量确定供货方。

（三）设备采购批量较大的一次性货物采购及应急采购的比价和询价，由采购部经理根据

《采购部工作规程》的要求签批。

（四）零星批量采购的定价，由采购部经理酌情实行招标或比价确定价格。

四、供方质量保证能力的调查办法

（一）加工食品、成型预包装食品、酒水饮料、鲜肉、禽类食品，供方质量保证能力的

考评办法：

1.索取有效的营业执照、卫生证书、产品检验合格报告或索证备案单。

2.第三方质量体系认证注册证明。

3.鲜肉产品每次到货时须出具检疫报告交验货室存查。

（二）鲜活水产品、蔬菜、水果等产品，供方质量保证能力的考评办法：

1.参照第一款的方法进行考评，

2.此类产品可不考评供方，但采购人员在采购时须对所购货物逐项进行仔细查验，到货后由验货室进行复验，以确保产品质量，冷冻水产品及数量较大的解冻产品；

到货前或到货中须填写《样品签样试用回单》，请使用厨房确认质量合格。

（三）客用消耗品、针棉织品及其他所有面客物料，供方的质量保证能力的考评办法：

1.索取有效的营业执照、卫生证书、产品检验报告，进口产品需有商检报告或产品质量证明。

（四）清洁用品供方的质量保证能力的考评办法；

1.索取有效的营业执照、卫生证书、产品检验合格报告（无磷合格证），产品外包装需有无磷标志。

（五）工程用料及设备配件供方的质量保证能力的考评办法；

1.索取有效的营业执照、产品检验合格报告、产品合格证明、电工产品合格证、3C认证等相关必要的证书。

（六）服装加工、印刷品制作、陶瓷产品供方的质量保证能力调查：

1.索取有效的营业执照、卫生证书、税务登记证书、产品检验合格报告

3.须到厂家进行实地考察并出具考察报告，必要时要求供方提供成品样本以供参考。

五、采购报帐规定

1.采购员以现金或支票购进的货物，入库单应在发票开出日期的3天内办理完毕，对数

量、型号、质量不符，需要改发票内容的，其计算日期从更改之日起，仓管员应在发票背面注明更改日期。

2.采购员当月以现金或支票购进货物的发票，单据均应在每月末报销。

3.采购员出差后,应将现存单据于出差前办理完报销手续,对因特殊情况尚未办理入库手续的单据,在出差返回的3日内办妥。

4.对以办理入库手续，而在月末规定的期限内又没办法办妥报销手续的单据，报销时应由部门经理签名，并说明原因。

5.未按报帐规定执行的经办人，按超过的累计大数扣罚绩效工资。

6.遇休息日或法定假日，规定期限可顺延。

六、对食品供应商的管理规定

1.要求食品供应商严格执行酒店的规章制度，按规定佩戴出入卡，要求衣冠整齐；

鲜活

食品进入酒店必须遮盖，并按线路运送货物。

2.实行食品供货合同制度,采购部需与食品供货商签定为期一年的食品供货合同,要明确规定双方的权利和义务,对供货及时、供给的食品质量好、价格合理，积极与酒店配合的供应商；

给予续签合同；

3.酒店管理部门要对食品供应情况进行不定期的检查和抽检，若发现质量和数量问题，将根据情况，给予退还或作以一罚十的处理，并对其违规情况进行登记。

4.成立食品供应处理小组，处理组由餐饮部、质检部、采购部组成，负责对不合格食品进行判别，并有权根据情况作出降价、罚款、退货直至终止供货的处理。