行政部工作职责基本内容.docx

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行政部工作职责基本内容

一、行政部岗位设置总表

部门名称

行政部

本部门职位设置总数（个）

本部门总人数

职位名称

岗位编号

职位人数

主要职责分工

备注

二、行政部组织结构图（略）

基本结构需要根据公司的实际需求来画

三、行政人事部工作职责

3.1.行政管理

3.1.1.制度、规章管理

∙制度、规章的制定、执行、检查

∙奖惩条例的制定、实施

∙公司决议，领导交办任务的督查、督办

3.1.2.综合文秘管理

∙公司、部门计划拟定

∙公文办理

∙会议安排、记录、印发

∙文印管理

∙综合档案、开发档案管理

∙资产采购、调配、控制管理

∙劳动保护和劳动用品、办公用品、车辆、通讯器材、员工伙食、宿舍等管理

3.1.3.内外宣传协调

∙企业文化、企业形象的宣传、组织。

∙企业品牌、产品品牌的融合、宣传。

∙外事接待，公关活动的协调安排。

∙公司内部工作协调。

∙各种活动的组织。

3.1.4.法律事务管理

∙普法教育。

∙合同审理。

∙法律纠纷处理。

3.1.5.费用预算及控制

∙行政费用预算和控制。

∙本部门费用控制。

3.2.人事管理

3.2.1.劳动政策管理

∙行业劳动政策调研

∙人力资源发展规划和管理政策的制定、实施

∙劳动政策整理归集

3.2.2.评估、考核管理

∙人才评估、选聘、录用、辞退

∙业绩考核的组织实施

∙人事任免手续的办理

∙岗位职务竞争机制体系的制定和实施

3.2.3.薪酬福利、劳动合同管理

∙制定薪酬、福利标准并组织实施

∙劳动合同管理

∙人事档案管理

∙劳动保险办理

∙行业、劳动力市场薪酬体系调研。

3.2.4.员工培训

∙员工长、中、短期职业发展规划的实施

∙建立人才库，保证各层次人才需求

∙建立多种形式、途径的员工培训体系

∙加强与各专业培训机构的联系，有计划的开发员工培训需求分析

∙

四、行政部岗位职责说明

4.1.办公室主任

职位名称

办公室主任

职位代码

QD-XZ-OO1

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

副总经理

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

在副总经理的领导和管理下，全面主持公司的行政和人事方面的管理工作。

工作内容:

1.制订和实施公司的行政工作，如内外接待；企业文化制度建设；办公用品和固定资产的管理；提供各种后勤保障服务；处理公司相关法律事务；

2.负责会议的落实；文件和文档的起草、收发、传递和归档；催办副总经理安排的各项工作；收集、整理和汇总副总经理需求的有关信息和资料；

3.负责公司人力资源工作的规划，编制公司员工需求计划；管理人事资料、档案；办理人员招聘、录用、培训、岗位调整、离职等工作；办理员工工资、奖金、福利等；

4.办理上级领导交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆行政管理、企业管理或人力资源管理相关专业大专以上学历

培训经历:

◆受过现代人力资源管理技术、劳动法规、财务会计知识和管理能力开发等方面的培训

经验:

◆3年以上行政管理相关工作经验，熟悉现代人力资源管理

技能技巧:

◆熟练的中文写作、口语、阅读能力

◆优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力

◆较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致

◆熟练使用办公软件、办公自动化设备

态度:

◆做事客观、严谨负责、踏实、敬业

◆工作细致认真，谨慎细心、责任心强

◆具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

4.2.人事专员

职位名称

人事专员

职位代码

QD-XZ-OO2

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

协助办公室主任进行人力资源规划、考核、培训、招聘等人力资源管理工作，建立公司人力资源供应与开发渠道。

工作内容:

1.公司人员招聘、录用、调迁、晋升、离职等手续的办理；

2.员工人事档案的建立与保管，及其他资料的登记与整理；

3.每月新进人员的登记统计工作与每月离职人员的登记汇总工作；

4.员工各类请假、迟到、早退、出差、公出等考勤数据的管理；

5.员工的薪资核算及福利申请发放作业；

6.普通员工劳动合同的按时签订及保养，并对到期合同的续签通知与签订工作；

7.办理上级领导交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆人力资源、劳动经济、心理学、管理学等相关专业大专及以上学历

培训经历:

◆受过人力资源知识培训

经验:

◆一年以上相关工作经验

技能技巧:

◆熟悉国家相关法律法规

◆熟悉人力资源管理各项实务的操作流程

◆人力资源管理理论基础扎实

◆熟练使用相关办公软件

态度:

◆办事沉稳、细致，思维活跃，有创新精神，良好的团队合作意识

◆较强的学习能力和责任心，能自我激励，具备较强的独立处理事务的能力

工作条件:

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

职位名称

后勤专员

职位代码

QD-XZ-OO3

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

根据公司行政管理制度，负责饭堂、后勤事务管理，保证公司后期保障的顺利和及时。

工作内容:

1.安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；

2.参与拟定和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；

3.负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理;；

4.负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；

5.进行宣传与安全检查，代表公司与相关部门交涉，管理公司用水、用电情况；

6.对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；

7.办理上级临时交办的其他工作。

任职资格:

教育背景:

◆文秘、财务、后勤管理专业中专以上学历

培训经历:

◆受过物料管理、后勤管理、财务知识、会务组织等方面的培训

经验:

◆1年以上物料管理工作经验，有水暖、电、车辆、食堂等后勤管理工作经验，资产管理经验

◆大型进出口公司或物流公司工作经验

技能技巧:

◆能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求，市场行情，制定相应的计划及书面汇报

◆有一定的英语水平，能熟练使用改革中办公自动化设备

◆良好的沟通协调能力，组织安排能力，具备灵活有序的物料控制能力

态度:

◆人品端正，爱岗敬业，工作态度细致，踏实，能吃苦耐劳

工作条件:

4.3.后勤专员

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

4.4.行政文员

职位名称

行政文员

职位代码

QD-XZ-OO4

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

办公室主任

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要:

协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作，以及档案的登记，分类等事务。

工作内容:

1.协助上级完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作；

2.协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

3.协助行政部进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

4.各项规章制度监督与执行；

5.严格执行档案资料保密制度；

6.严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

7.档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

8.按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。

任职资格:

教育背景:

◆行政管理类相关专业毕业大专及以上学历

培训经历:

◆受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训，有相应的资格证书

经验:

◆两年以上行政管理工作经验

技能技巧:

◆具有一定心理学知识，具有较强的时间管理能力

◆优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力

◆熟练使用办公软件以及操作办公自动化设备

◆掌握行政档案管理基础知识

态度:

◆具有良好的沟通协调能力和执行力

◆工作细致，认真，有较强的责任心

◆思路严谨，较强的逻辑推理，团队意识强

工作条件:

直接下属间接下属

晋升方向轮转岗位

五、流程设计实例（人力资源部分）

5.1.组织体系建立、行政机构调整与定员工作流程

5.2.岗位设置工作流程

5.3.培训管理流程