XX大学公文处理办法.docx
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XX大学公文处理办法
XX大学公文处理办法
第一章 总则
第一条为使我校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理的效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合近年学校公文处理工作实际情况，特修订《XX大学公文处理办法》。
第二条XX大学公文，包括党的公文和行政公文，是学校党政机关在公务活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是我校实施党的管理和行政管理、依法治校和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第四条学校党委办公室（以下简称“党办”）、校长办公室（以下简称“校办”）是我校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作，并指导学校各部门、单位的公文处理工作。
第五条学校各级领导应高度重视公文处理工作，规范遵守本办法。
各部门、单位负责人要加强对本部门、单位公文处理工作的领导和检查，并指定专人负责公文处理工作。
第六条本办法适用公文包括纸质公文与电子公文。
电子公文指依照合法程序，通过XX大学网络办公自动化系统进行办理的公文。
第二章 行文规范
第七条行文应当确有必要，注重实效。
第八条公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第九条学校主要公文种类有：
（一）决议。
适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。
适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门（单位）及人员，变更或者撤销下级部门（单位）不适当的决定事项。
（三）公告。
适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告。
运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。
适用于发布、传达要求下级部门（单位）执行和有关部门（单位）周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（七）通报。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
（八）报告。
适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。
（九）请示。
适用于向上级部门请求指示、批准。
（十）批复。
适用于答复下级部门（单位）的请示事项。
（十一）函。
适用于不相隶属部门（单位）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
第十条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。
第十一条向上级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级部门，需要同时送其他上级部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。
不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。
（二）下级单位的请示事项，如需以学校名义向上级部门请示，学校需提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。
（三）请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文夹带请示事项。
公文标题不得用“请示报告”字样。
（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。
第十二条向下级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理部门，根据需要抄送相关部门。
（二）以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。
第十三条党办和校办根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、基层党委（党总支）、院（部）和直属单位行文。
校机关各部门，未经主管领导批准不得向上述单位发布规章制度、指示性公文，可在各自职权范围内向上述单位发布事务性、知照性、调研性公文，发文前应向主管领导报告。
除了“纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，党办、校办、纪委办公室之外的学校其它职能部门和各院（部）不得对校外单位正式行文。
第三章公文格式
第十四条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。
（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样；“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。
（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。
（三）发文字号包括机关代字（见附件2）、年份、序号。
（四）上行文应当注明签发人姓名。
其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，上行文应当标明发文机关。
标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。
（八）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。
（九）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。
第十五条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
校发公文格式纸有下列8种：
（一）以学校党委名义发出的公文使用“中共XX大学委员会文件”格式纸；
（二）以学校党委和行政名义联合发出的公文使用“中共XX大学委员会XX大学文件”格式纸；
（三）以党办名义发出的公文使用“中共XX大学委员会办公室”格式纸；
（四）以党委名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等公文使用“中共XX大学委员会”格式纸。
（五）以学校纪委名义发出的公文使用“中共XX大学纪律检查委员会文件”格式纸。
（六）以学校行政名义发出的公文使用“XX大学文件”格式纸。
（七）以校办名义发出的公文使用“XX大学校长办公室”格式纸。
（八）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等公文，使用“XX大学”格式纸。
第十六条我校向外发出的公文均应加盖“中共XX大学委员会”或“XX大学”公章。
向校内发送的文件，除主送件外，一般不加盖公章。
纪要、请柬等不加盖印章。
盖章时要求上不压正文，下压成文时间的年、月、日。
第十七条校发公文版式按照《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布）国家标准执行（见附件4）。
第四章发文办理
第十八条发文办理指以中共XX大学委员会或XX大学名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。
除少数特殊公文（主要涉及纪检件、密件以及紧急重大事项）外，我校凡需拟文处理的公文，各部门、单位在网络办公自动化系统内完成。
现行公文的发文办理程序如下：
（一）起草。
学校发文要依据工作需要和校领导安排拟稿。
内容比较单一、工作主管部门比较明确的公文，由主管部门草拟；内容较为综合或主管部门不很明确的公文，先由有关职能部门提供基础性素材或初稿，然后由党办校办负责统筹起草。
文稿草拟完毕后，经部门或单位主要负责人审阅签字后交由党办校办流转处理。
草拟公文应当做到：
1.符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
2.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，文字精炼。
3.公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数依次用“一、”“
（一）”“1.”“
（1）”标注；第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
10.特急公文应提前1个工作日、紧急公文应提前2个工作日送达党办或校办。
（二）核稿。
党办校办核稿的重点是：
报批程序是否符合规定，行文理由是否充分，行文依据是否准确；公文格式和行文规则是否符合规定；文稿内容是否符合国家法律法规及有关规定；同现行有关公文是否相衔接；发文意图是否完整准确体现；是否需要会签；紧急程度是否合适；是否需要定密；附件是否齐备，题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。
党办校办对文稿审核通过后，送交学校领导签发。
对于不符合要求的文稿，党办校办严格实行退文制度，在收文当天退回拟稿单位重新修改后再行审核。
如对文稿进行实质性修改，须征得拟稿单位同意。
对不规范但确属重要紧急事项，需要及时处理的公文，由党办校办请示分管领导后作特殊处理。
（三）签发。
学校党委的重要文件，由党委书记签发；学校行政的重要文件，由校长签发；一般事务性文件，可由分管该项工作的校领导签发。
“请示”等需注明签发人的上行文分别由党委书记或校长签发。
（四）复核。
校发公文正式印刷前，拟稿部门要对校办排版后的清样进行校核，确定文字没有错误、格式无误，并在清样上签字后，文印室方能进行正式印制。
第十九条校发公文由党办校办负责编号、印刷、登记、用印、分送或封发。
底稿和正本4份由党办校办负责保管。
第二十条党办校办负责网络办公自动化系统的校级公文发布。
校发公文一般在学校网络办公自动化系统上发布，不再发纸质公文，纸质公文仅作存档所用。
部门、单位的公文（包括纪委、团委和工会）由主办部门、单位自行编号和制发。
第五章收文办理
第二十一条收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、分发、催办等程序。
除密件外，我校凡需收文处理的公文，原则上在网络办公自动化系统内完成。
第二十二条收到上级机关下发或交办的公文、外单位来文及校领导外出开会带回的文件，党办校办机要科应当及时登记编号和办理。
（一）公文标识的主送单位是“中共XX大学委员会”、“XX大学”的，以及有密级的公文，由党办校办机要科负责作收文处理。
机要科签收、登记后，送党办校办负责人阅批。
党办校办负责人根据文件内容和性质提出拟办意见，由机要科或秘书科送校领导批示或者交有关部门办理。
（二）需要办理的公文，主办部门、单位（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文规定程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。
对不属于本部门、单位职权范围或者本部门、单位不宜办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。
（三）公文办理中遇有涉及其他部门、单位职权的事项，主办部门、单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，主办部门、单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管校领导协调或裁定。
（四）属阅知性文件，各有关部门、单位负责人阅文后应签名并注明日期；属阅办性文件，各有关部门、单位负责人应认真按公文要求和领导批示办理，并注明办理情况，及时反馈回党办校办。
（五）各部门、单位要根据收文的密级和阅知范围做好保密和安全工作。
（六）各部门、单位若需转发上级公文，须经校领导同意，并按发文有关规程办理。
第二十三条交有关部门办理或执行的公文，党办校办要及时了解和反馈办理、执行情况，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
催办方式分为书面催办、口头催办、电讯催办等。
第二十四条校内各部门、单位应指定一名专职或兼职人员，负责本部门、单位文件、资料的登记、传送、催办和管理工作。
第二十五条各部门、单位负责人和公文处理的人员应当于每日上午、下午的上班后和下班前时间各两次定时上网收办网络办公自动化系统上的公文。
对公文拖延不办、办理不及时和落实不力造成损失或带来严重后果的，由监察处对责任单位的第一负责人实施问责。
第六章 公文归档
第二十六条公文办理完毕后，应当根据国家法律法规及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。
传真文件应当复印后，存留复印件。
第二十七条归档的公文既要注重查考价值，又要注意史料价值。
要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。
涉密公文应单独立卷，以便于保管和利用。
第二十八条已立卷的档案，由学校综合档案室保存。
各部门、单位兼职档案人员要负责预立卷归档工作，定期向学校综合档案室移交；当年的公文案卷，一般要求在次年6月底以前移交。
第七章公文管理
第二十九条学校公文由党办校办统一管理，部门公文由各部门的专职或兼职文秘人员统一管理。
第三十条上级机关的公文，除涉密文件和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者党办校办主任批准，可以翻印。
翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第三十一条在学校办公网主页公开发布的公文同正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十三条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别，可以销毁。
销毁涉密公文应当指定场所由2人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。
第三十四条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交学校综合档案室。
工作人员调离岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十五条凡学校党政、机关各部、处、室下发的文件，各部门、单位须有收文登记、领导批阅、承办结果等处理记录，并分类整理按规定存档或定期销毁，不得随意丢弃。
第三十六条新设立的机关应当向党办校办提出发文立户申请。
经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。
第八章附则
第三十七条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第三十八条本办法自2017年1月1日起施行，以往有关公文处理规定同时废止。
第三十九条本办法由党办、校办负责解释。
附件：
1.XX大学公文版头
2.XX大学公文机关代字及说明
3.关于校内请示办理的实施细则
4.党政机关公文格式国家标准（2012年6月29日发布）
附件1：
XX大学公文版头
发文机关标志即指公文的版头，应当使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文，主办单位应当排列在前。
我校党委和行政公文的发文机关标志及使用规范如下：
一、“中共XX大学委员会文件”：
以校党委名义向上级党的领导机关的报告和请示工作；校党委发布、传达贯彻党的路线、方针、政策，在校内部署全局性、综合性的重要工作，通知重要事项,宣布重要决定，印发重要规章等,转发上级机关的文件,批转下级单位的重要报告,答复下级单位的工作请示等。
二、“XX大学文件”：
学校向上级机关和其他非主管部门的报告和请示等；在校内部署全局性、综合性的重要工作，宣布重要决定，印发重要规章等。
三、“中共XX大学委员会办公室”、“XX大学校长办公室”：
转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的重要讲话；发布学校有关的统计资料和信息；根据学校党委和行政授权和决定，就全校带有综合性的工作做出具体安排和布置等。
“中共XX大学委员会办公室”、“XX大学校长办公室”与“中共XX大学委员会文件”、“XX大学文件”具有同等效力。
四、“XX大学党委全委会纪要”、“XX大学党委常委会纪要”、“XX大学校长办公会纪要”：
记载、传达学校党委全委会议、党委常委会议、校长办公会会议情况和议定事项。
五、“中共XX大学纪律检查委员会文件”：
纪委职权范围内有关工作。
六、“中共XX大学委员会”、“XX大学”：
向校外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关事项等。
七、“中共XX大学委员会×××文件”、“XX大学×××文件”，如“中共XX大学委员会组织部文件”、“XX大学教务处文件”，适用于向学校请示工作；中共XX大学委员会×××”、“XX大学×××”，如“中共XX大学委员会组织部”、“XX大学教务处”，适用于在校园网“部门通知”印发职能部门（含具有行政管理职能的无级别单位,以下同）职权范围内的工作安排,印发根据上级和学校的工作部署,要求各单位和人员需要办理或知晓的事项。
学校各部门、单位向学校请示工作及在校园网“部门通知”发布公文时必须编文号。
附件2：
XX大学公文机关代字及说明
一、党委、纪委代字
（一）以中共XX大学委员会名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“广东医党”；
（二）以中共XX大学委员会名义向校内各单位发布的公文，代字为“党”；
（三）以党委办公室名义发出的公文，代字为“党办”；
（四）学校党委和行政联合行文的，代字为“广东医党”；
（五）以中共XX大学纪律检查委员会名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“广东医纪”；
（六）以中共XX大学纪律检查委员会名义向校内各单位发布的公文，代字为“纪”。
二、行政机关代字
（一）以XX大学名义向上级部门发出的公文，代字为“广东医”。
（二）以XX大学名义向无隶属关系的机关发出的公文，代字为“广东医函”。
（三）以XX大学名义向校内各单位发布的公文，代字为“校”或“校+拟文机关简称（如‘校人事’）”。
（四）以校长办公室名义向校内各单位发布的公文，代字为“校办”。
（五）以学校党政机关名义向校内各单位发布的公文，代字为“拟文机关简称，如‘人事’”。
附件3：
关于校内请示办理的实施细则
第一条为加强校内请示办理，提高工作质量和办事效率，结合学校实际，特制订本细则。
第二条校内请示办理指学校各职能部门、各二级单位向学校领导呈送的请示性公文的办理过程，包括秘书审核、主任审批、部门会签、领导批示、文件编号等程序。
除少数特殊请示文（主要涉及纪检件、紧急重大事项）外，我校所有校内请示公文，原则上在网络办公自动化系统内完成。
第三条请示文由党委办公室和校长办公室实施统一管理，对未按时限办理的文件进行催办、督办。
第四条请示文一般包括以下内容：
（一）基本情况；
（二）需要请示的具体问题；
（三）相关部门讨论情况、争议焦点及倾向性意见等。
第五条请示文须确保所附资料的完整性：
（一）项目立项类请示要提供项目可行性研究报告，具体分析项目建设必要性、可行性、建设条件、建设规划和规模、投资构成、资金来源和实施进度安排等情况。
（二）规章制度类请示一般要求提供起草说明，包括背景情况、必要性、依据、起草过程情况、主要内容、征求意见情况等内容，属于修订原有文件的，应附“修订说明”，内容参照“起草说明”办理。
（三）涉及校内较多部门工作的请示，分管校领导协调或授权主管部门与相关部门商议，条件成熟再上OA，并附相关部门商议情况说明。
第六条请示文排版参照党政机关公文格式国家标准（详见附件4）排版规格。
第七条请示文的具体办理程序如下：
（一）秘书审核：
党委办公室或校长办公室秘书应在收到请示文当日（24小时）对请示文的格式、内容进行审核。
（二）主任审批：
党委办公室或校长办公室主任应在秘书审核请示文后2个工作日（48小时）内进行审批，并提出流转意见。
（三）部门会签：
各职能部门收到涉及职权范围内的审批、审核及评估事项，原则上自接到请示文之日起2个工作日（48小时）内予以明确答复；涉及人事、财务、资源配置等专业性较强或审批时限相对较长，以及由于特殊情况需要延长办事时限的，须说明具体原因并回复意见；如部门领导因外出无法批示请示文，应委托他人代签；未签署任何意见的，系统自动默认为同意，该请示文直接进入下一流转程序。
（四）领导批示：
校领导原则上应自接到请示文之日起2个工作日（48小时）内予以明确答复，如因特殊原因无法及时阅批请示文，党委办公室或校长办公室应通过其他方式主动协调请示，并及时与上文部门沟通反馈。
（五）文件编号：
党委办公室或校长办公室秘书应在请示文流程走完、事项办结后，对请示文进行编号。
第八条本细则由党委办公室、校长办公室负责解释。
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