公文处理办法.docx

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公文处理办法

某某公司

公文处理办法

第—章总则

第一条为提高公文质量和公文处理工作效率，实现公司公文处理工作的规范化、制度化、科学化，结合工作实际，制定本办法。

第二条公司公文，是指公司在经营、管理及各项公务活动中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法开展公务活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条各部门负责人应当高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对本公司公文处理工作的领导和检查。

第六条综合办公室是公司公文处理的管理机构，主管公司的公文处理工作，并对各部门的公文处理进行指导。

第七条综合办公室配备专职人员负责公文处理工作。

第二章公文种类

第八条常用公文种类：

（一）决定

对公司重要事项或重大行动做出的安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级不适当的决定事项，适用“决定”；

（二）通告

在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；

（三）通知

转发上级领导或部门的公文，批转下级部门的公文；发布规章制度；要求下级部门办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部等，适用“通知”；

（四）通报

表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况，适用“通报”；

（五）报告

向上级部门或领导汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级部门、领导询问或交办的事项，适用“报告”；

（六）请示

向上级部门或领导请求指示、批准有关事项，适用“请示”；

（七）批复

答复下级部门请示事项，适用“批复”；

（八）意见

对重要问题提出见解和处理办法，适用“意见”；

（九）函

不相隶属公司或部门之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项，适用“函”；

（十）会议纪要

记载、传达重要会议情况和议定事项，要求与会单位及有关部门共同遵守、执行的适用“会议纪要”。

第三章公文格式

第九条公文一般由秘密等级和紧急程度、发文公司标识、发文字号、签发人、标题、主送公司、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送公司、印发公司和印发时间等部分组成。

（一）涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中“绝密”、“机密”公文还应当标明份数序号；

（二）紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的标识。

（三）发文公司标识应当使用发文公司全称或者规范化简称。

联合行文，主办公司排列在前；

（四）上行文，发文公司标识应在距版心上边缘80mm的位置上；平行文或下行文，发文公司标识应在距版心上边缘25mm的位置上；

（五）发文字号

1、发文字号包括公司代字、年份、序号，由综合办公室统一编号；

2、发文字号格式：

以公司名义对外上行文采用“公司简称司字〔201x〕x号”,平行文、下行文采用“公司简称函字〔201x〕x号”；公司各部门之间行文采用“综办（主办部门简称信息档案室提供）函字〔201x〕x号”；会议纪要采用“综办（主办部门简称）涵字〔201x〕x号”。

（详见附件1）

3、各部门之间行文及会议纪要由各部门自行编号留档。

（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文公司。

即公文标题应由发文公司、事由、文种三部分组成。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

（七）主送公司指公文的主要受理公司，应当使用全称或者规范化简称、统称；

（八）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前，注明附件顺序和名称；

（九）公文除“会议纪要”外，任何以公司名义发送的行文均需加盖印章；

（十）成文日期，以负责人签发的日期为准；

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注；

（十二）公文应当标注主题词。

每个公文的主题词，最多不准超过五个词组，词组之间不加标点符号；

（十三）抄送公司指除主送公司外需要执行或知晓公文的其他公司，应当使用全称或者规范化简称、统称；

第十条公文中各组成部分的标识规范，参照《公司公文模板》。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）左侧装订。

张贴的公文（公告、通告、规定）用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条行文应当确有必要，注重效用。

第十三条向下级部门的重要行文应当同时抄送直接上级部门或领导。

第十四条行文一般不越级。

公文应按隶属关系逐级上报或逐级下发，根据领导要求或工作需要确需越级上报或下发的事项，应抄送越过的发文或收文部门的直接上级部门或领导。

第十五条“报告”中不得夹带请示事项。

第十六条“请示”应当一文一事。

只写一个主送单位或部门，如需送多个单位或部门，应当采取抄送形式。

第十七条制文范围：

（一）以公司名义对外发出的公文，主要包括相关单位的请示及申请、不相隶属的公司之间的工作联系函。

（二）公司内部行文，主要包括以公司名义对全体员工发布的公司内部决议、决定、规定、请示、批复、报告、通知、通报、会议纪要、协议、合同等，以及各部门之间联系工作的函件。

第五章发文办理

第十八条发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十九条草拟公文应当做到：

（一）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

（二）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

（三）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；

（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”；

（五）应当使用国家法定计量单位；

（六）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级部门或领导协调或裁定。

第二十一条以公司名义对外一切行文，必须经过综合办公室审核、编号、登记；以公司名义对内一切行文综合办公室须做相关记录。

第二十二条公文送公司领导签发前，应当由综合办公室负责人进行审核。

审核的重点是：

（一）是否需要行文；

（二）文稿内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规及公司的有关规定，与当前中心工作和其他有关文件有无矛盾和脱节；

（三）文稿中提出的措施、办法、要求是否明确具体，切实可行；

（四）涉及其他部门的问题是否协商一致并是否会签。

如不一致，是否把不同意见如实反映；

（五）涉及到时间、数字、专用名词、人名、地名、行文关系等是否正确，中心是否突出，条理是否清楚，文句是否简练通顺，标点符号是否准确，文种、公文格式是否符合要求，附件（含批复请示件）是否齐全，发送范围是否恰当等；

（六）在不损害原意的情况下，对文稿进行修改。

属于内容方面的重大修改要征得原稿部门负责人的同意。

内容紊乱、文字冗长，需要做较大修改的文稿在提出意见后，退回拟稿人进行修改。

第二十三条以公司名义制发的上行文，由公司领导签发；制发的下行文或平行文，由公司领导或者由公司领导授权的其他负责人签发。

第二十四条核稿工作人员自身要熟悉政策，情况要明了，文字上要精炼，责任心要强，工作要细致，讲效率。

第二十五条公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第六章收文办理

第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；

（一）上级文件及外部送达我公司的文件、信函、传真、秘密级以上公文、主送单位为我公司的文件，均由综合办公室统一签收、拆封、登记、分发，特急件随到随处理；

（二）传递秘密公文必须采取保密措施，确保安全。

绝密文件不得利用计算机、传真机传输；

第二十七条收到外部送达我公司需要办理的公文，应由综合办公室负责人签署拟办意见，报请相关领导签阅或送相关部门办理；

第二十八条综合办公室公文秘书应根据领导签署意见，将文件及时转交有关部门办理；需要两个以上部门办理的应当明确主办部门；紧急公文，应当明确办理时限；

第二十九条综合办公室负责文件的督办。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合办公室并说明理由；

第三十条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

其他审批人圈阅视为同意。

没有请示事项的，圈阅表示已阅知；

第三十一条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，综合办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

急件在二十四小时后开始催办，一般件在三至七天后催办，并及时检查，防止漏办和延误；

第七章公文归档

第三十二条公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。

综合办公室公文秘书应将本部门文件材料收集齐全于次年6月底之前打印出文件目录清单一并交公司行政部信息档案室立卷。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十三条归档范围内的公文，根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

不得用铅笔、圆珠笔和除黑色、蓝黑色以外的其他色彩的书写工具拟制、修改和签批公文。

第八章公文管理

第三十六条公文由综合办公室统一收发、审核、缮印、用印、归档和销毁。

第三十七条综合办公室应当建立健全本公司公文处理的有关制度。

第三十八条除绝密级和注明不准翻印的公文以外，经公司领导或者办公室负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第三十九条公开发布公司公文，必须经公司总经理批准。

经批准公开发布的公文，同公司正式印发的公文具有同等效力。

第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁，并做好相关记录。

第四十二条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

第九章附则

第四十三条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第四十四条本办法由综合办公室负责解释。

第四十五条本办法自印发之日起施行。

附件:

1.《公司公文模板》

2.《收发文流程图》

3.《发文签批单》

4.《收发文登记表》

5.《文件批示传阅单》

6.《文件阅读签名表》

附加说明：

1.本办法由综合办公室提供。

2.本办法由综合办公室起草、解释并归口。

3.本办法起草人：

某某

4.本办法审核人：

某某

5.本办法批准人：