采购控制程序.docx

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采购控制程序

xxxxxx股份有限公司

采购控制程序

文件编号：

文件版本：

01

存档单位：

DCC

文件状态：

核准

审核

编制

日期

文件修订和会签记录

一、文件修订履历表

版本

修订内容

制/修订人

审核

批准

日期

01

改版发行

02

整版更改

二、适用部门会签

部门

会签

日期

部门

会签

日期

□总经理室

□技术部

□人事部

□技术部

□财务部

□品质部

□生产部

□品质部

□采购部

□文控中心

□物流部

□

□市场部

□

□市场部

1目的

通过有效的管理供应链，对采购作业过程进行控制，保证所采购的物品满足生产的需要。

2范围

适用于外购外协件与服务的采购控制及相应供方的选择、评定的监控。

3职责

3.1采购部负责组织进行采购物资供方评定，品质部对供应商进行必要的审核，品质部、采购部等部门将评定意见列入《供应商调查表》。

采购部和品质部对列入考核目标的物资供方的供货业绩进行周期评鉴，采购部根据周期性评鉴结果建立采购物资《合格供方清单》；采购部负责制定《月/季度采购计划》及执行采购作业。

3.2技术部、品质部负责编制《采购物资分类明细表》和《来料检验程序》，负责对供方评定时，进行样品测试及参与合格供方的评估。

3.3品质部负责对采购的物资进行检测或验证；负责对供方评定时，进行样品、小批量试用测试；负责合格供方的供货质量考核。

3.4总经理负责审批《供应商周期评估表》、《合格供方清单》及《月/季度采购计划》。

4.定义

特准采购：

a.由于供方为数极少或在较偏远地区及指定品牌的直销厂家或代理商（飞利浦，欧司朗，3M等），无法对供方进行评估，而又必须向供方进行采购的。

b.本公司所要采购的物料较急或单个的外购单。

c.此类供方已经同行业（高于我司管理水平）或客户评估并列为合格供方的，无需再度评估，可进行直接采购（如在正常供货过程中质量及交期不达标，必要时需进行复审）。

d.对于a项中的指定品牌的直销厂家或代理商，无法做出评估的，但同时又要规避风险，特做出以下规定与措施：

直销厂家需提供如，营业执照/税务登记证/组织机构代码/材质报告/3C报告/第三方检测报告/RoHS报告等；代理商需提供如，品牌授权书/营业执照/税务登记证/组织机构代码/材质报告/3C报告/第三方检测报告/RoHS报告及承诺书等。

5作业内容

5.1流程图（见附件一）。

5.2采购物资分类

采购部主管牵头,联合技术部、品质部对公司采购的物料进行分类，作成《物料分类明细表》。

A类：

直接影响产品使用或安全性能的物资——（关键物资）原材料、外协加工产品、外购关键部件（、等）等。

B类：

间接影响产品使用或安全性能的物资——辅料（重要物资），如压铆螺钉，拉铆螺钉等。

C类：

非直接形成产品，但对产品质量影响较大的辅料（一般物资），如：

纸卡、包装木箱、包材等。

D类：

非直接形成产品，但对产品质量影响不大的辅料（消耗物资），如：

包装带、封箱胶纸、打磨腊及轮、五金电器消耗品等。

5.3供方的评定

5.3.1新增供方的评定

依据《新供应商挑选评价规定》进行评定。

5.3.2合格供方的评定

5.3.2.1重要、关键物资供方

采购部向候选供方提供相应的技术标准或图纸，要求其提供适量

的样品；采购部将候选供方提供的样品送品质部，品质部对样品进行测试，出具相应检测报告；品质部将测试结果反馈给采购部，若测试合格，则依据《产品审核规定》进行审核合格后，经总经理批准方可可由采购部通知供方小批量送货。

5.3.2.2一般物资供方

采购部向候选供方提供相应的技术标准或图纸，要求其提供适量

的样品；采购部将候选供方提供的样品送品质部，品质部对样品进行测试，出具相应测试报告；品质部将测试结果反馈给采购部，若测试不合格，可允许供方重新送样，若测试合格，则经总经理批准后，即可将批量供货。

5.4采购计划，采购申请与执行

5.4.1采购部应优先在批准的合格供应商处采购，需开发新供应商时，应根据《新供应商导入挑选规定》执行。

5.4.2采购计划

计划部根据合同评审结果及成品库存情况制定《生产计划》，采购部根据《生产计划》对材料的要求并考虑实际库存、安全库存、经济采购批量等因素编制《采购计划》，经总经理批准后作为采购的依据；对于在新产品生产阶

段或其他需在计划外采购的情况，可由相关部门填写《物料请购单》，经总经理批准后交采购部。

5.4.3采购的申请。

5.4.3.1产品直接相关物料

5.4.3.1.1物料计划部/技术部根据“订单”作成“物料请购单”,再编

制采购需求交采购部。

（特急物料/正常备库：

仓库也可申请采购，总经理批准后采购部采购）。

5.4.3.1.2需顾客提供的（即采购）物料，由物料计划部/技术部根据“订单”作成“调拔物料请购单”，直接跟客户联系采购。

5.4.3.2非产品直接相关物料

5.4.3.2.1仓库组长根据各部门“领料单”的欠料情况,填写“物料请购单”,经仓库主管批准后交采购部。

5.4.3.2.2一些特殊机器零配件及油品类各部门组长直接填写“物料请

购单”,经相关主管批准后交采购部及仓库.

5.4.3.2.3品质部根据各部门量测仪器实际需求，填写“物料请购单”，经品质部主管批准后交采购部及仓库。

5.4.3.2.4包装纸箱（如内盒、外箱）由计划部根据“订单”填写“材料采购订单”，交采购部订购。

5.4.3.2.5外购模具技术部填写《物料请购单》，总经理批准交采购部采购。

5.4.4采购的执行

5.4.4.1编制采购订单。

5.4.4.1.1采购部门收到《物料请购单》经核实后，编制“采购订单”。

采购订单一般由采购部主管批准，必要时由总经理批准。

5.4.4.1.2采购订单应清楚填写采购订单号、订购日期、供方名称、物料的名称、规格型号、颜色、数量、交货时间、违约处置等内容。

首次采购的供应商或新物料采购还要求附有对采购的

物料的技术要求、质量要求、物料单价、验收标准等。

5.4.4.2采购中如果需要其它部门提供图纸及技术资料，采购员应在采购订单发送前申请所需的图纸及技术资料。

5.4.4.3采购订单经批准后发给供方，同时联络供方是否收到采购订单，并要求供方确认签章回传或电话确认，但须在采购订单上记录确认人。

5.4.4.4对D类物料非产品直接相关物料一般无需下采购订单（有需要的供方可下采购订单），可电话定购或到各类门市部、商场中采购即可。

但所有货物均需货仓签收。

若有质量问题由使用部门反映到采购部。

5.4.4.5采购订单确认后,供方送货时依“送货单及采购订单”通知货仓,货仓依此单收货.

5.4.4.6对于外协加工的情况，则由物流产以《委外加工单》的形式按照程序规定的形式进行，《委外加工单》上要明确加工的产品名称、技术要求、数量、交期、单价、验收标准等事项，必要时亦可签定采购合同予以明确，《委外加工单》亦由物流部主管签名确认才能发出。

5.4.5供方交货能力的监督与管理

5.4.5.1采购订单发出后，采购部应对供方的交付能力进行监督与管理，以确保按期（可提前不可推后）交货。

在交货过程中一旦发现供方无法按期交货时，应与供方商讨作出对策。

同时，采购员应及时通知物料计划部，必要时通知其它相关部门。

5.4.5.2若在交货过程中出现附加运费或超额运费，采购员先协商并在“采购订单”上记录，并注明分担方式及知会总经理。

5.4.5.3计划部门和相关部门也应监督采购计划的执行情况。

在交货前，保持与采购部联系，以便及时了解物料的交付情况。

5.4.5.4采购部以《采购订单跟踪表》记录采购物资的到货情况，以及时跟催采购进度，并记录交货的准时性和配合情况。

5.4.6采购订单的修改与作废

5.4.6.1采购订单的修改，由采购部修改并经主管签名确认。

采购订单（含采购发放的图纸和技术资料）修改后，应及时传给相应供方，并取消之前采购订单，同时要求供方确认回传或电话确认，并作好记录。

5.4.6.2采购订单作废后，采购部负责通知供方。

5.6物料检验

5.6.1来料检验参见《来料检验程序》。

5.6.2当需要到货源处对采购产品进行验证时，应在采购订单中规定验证以及产品的放行方式。

5.6.3当合同有规定时，公司的顾客或其代表有权在本公司或供方处对供方的产品是否符合要求进行验证。

但顾客对供方产品的验证不能免除本公司向顾客提供可接收产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。

5.7物料入库，依《仓库管理程序》

5.8必要时，采购部门应对个别采购的物料合法性进行评估。

5.9供方的监控

5.9.1评核对象：

凡提供材料、规格成品、外包加工等重要、关键物资之厂商均适用之。

5.9.2不评核对象

5.9.2.1采购杂项用品、耗材之厂商：

如文具、纸张、公司办公用具等。

5.9.2.2采购单位须考虑其价格及服务质量，如不能满足本公司之需求时应予以更换。

5.9.3办理考核单位

采购部负责供方的交期、价格及服务进行评核并记录于“供应商月度绩效考核表”及呈报。

品质部负责对供方所供产品的质量进行评核，并将质量考核的综合得分填写于“供应商月度绩效考核表”。

具体考核细则依据《供应商绩效考核管理办法》

5.9.4考核范围与时机：

范围：

质量、交期、价格及服务。

时机：

每月月初对上一个月进行考核。

5.9.5评估

品质部联合采购部对供应商进行周期性评估，评估的结果记录于《供方周期评定表》

具体评估细则依据《外协供应商管理规定》

5.9.5合格供方的评定

依据《外协供应商管理规定》的要求对列入考核目标的供应商进行周期评估，并填写《供方周期评定表》，对评定不合格的供应商应令其限期整改，对整改不合格的应在《合格供方清单》中剔除。

6相关文件

6.1纠正与预防措施程序

6.2来料检验程序

6.3仓库管理制度

6.4外协供应商管理规定

6.5供应商绩效考核办法

6.6新供应商导入挑选评价规定

6.7供应商审核评价管理办法

7相关记录

7.1采购物资分类明细表

7.2供应商审核评定记录表

7.3合格供方清单

7.4供应商调查表

7.5采购计划

7.6调拔物料请购单

7.7委外加工单

7.8采购订单跟踪表

7.9物料请购单

7.10采购订单

7.11询价单

7.12领料单

7.13入库单

7.14供应商月度绩效考核表

7.15供方周期评定表

附件：

采购控制程序流程图

附件一采购控制程序流程图

流程图

权责单位

相关文件

使用表单

描述

核对库存

技术品质部

采购部

品质部

技术部

计划/仓库/技术部

采购部/仓库

采购部

采购部

采购部

采购部/总经理

采购部

采购部

仓库

品质部

仓库

仓库

采购部

品质部

仓库

《采购控制程序》

《来料检验程序》

《仓库管理程序》

采购物资分类明细表

供应商评估表

物料请购单

K3系统

采购订单

采购订单跟踪表

送检单

入库单

退货单

K3系统

供应商评鉴表

5.2

5.3

5.4.1/5.4.2

5.4.3

必要时由总经理批准。

5.4.4

5.5

5.6

5.8