涉外秘书实务1.doc
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苏州工业职业技术学院
教师备课纸
SuzhouinstituteOfindustrialTechnology
第9页
课题
实训项目一：
秘书职业认知与求职实践
课型
新授
授课班级
商英10C3
授课时数
4
教学目标
1、了解秘书、秘书工作的定义与职业内涵
2、熟知秘书的岗位职责、角色定位和秘书工作的主要内容
3、掌握秘书求职应聘的基本知识与技巧
4、掌握函、启事、求职信、个人简历等文书的拟写
教学重点
1、了解秘书、秘书工作的定义与职业内涵
2、熟知秘书的岗位职责、角色定位和秘书工作的主要内容
教学难点
掌握函、启事、求职信、个人简历等文书的拟写
学情分析
该班学生为商务英语涉外秘书专业，上学年已经学习了《秘书学概论》、《秘书实务》两门课程，对秘书职业、秘书的工作内容等已经有了一定程度的认知。
教学效果
教后记
第一节
【实训任务】
任务1
假如你是集团公司人力资源部经理助理，接到中南人才市场举办招聘会的邀请函后，请你起草一份《关于参加湖南省第九届“地产风云”大型专场招聘会的请示》报集团公司领导审批。
请示的拟写：
由标题、主送机关、正文和落款等部分组成，结构完整规范。
（1） 标题一般要写明“发文机关+事由+文种”，写标题要注意不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之类词语。
（2）正文要包括原由、事项和结语3部分。
原由是请示事项和要求的理由及依据；事项包括办法、措施、主张、看法等。
请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性，要写得具体、明白。
应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况；结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。
拟写请示要求 一文一事、单头请示、不越级请示、不抄送下级。
例文：
关于参加湖南省第九届“地产风云”大型专场招聘会的请示
XX总经理：
人力资源部收到了XX市人才市场发来的关于参加湖南省第九届“地产风云”大型专场招聘会的邀请函。
为顺应公司快速发展的需要，招揽优秀人才，我部拟参加该招聘会。
以上请示，请批复。
人力资源部
2008年6月2日
任务2
经集团公司领导审批同意参加此次招聘会，请以集团公司人力资源部经理助理的身份，拟写一份关于参加招聘会的复函，以传真的形式发至中南人才市场办公室，模拟演练该项工作过程。
1.复函的拟写：
复函是答复问题的函。
一般由标题、正文、落款三部分构成：
（1）标题：
由发文机关、事由和文种类别（复函）组成，一般不可省略。
（2）正文：
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾四部分。
受文单位要顶格写；开头用语多为“你处××函收悉，经××研究，现答复如下”之类，要写明来函日期、名称和编号；接着是针对来函内容作出的具体答复；结尾用“此复”、“特此函复”等语作结。
（3）落款：
发文机关、日期并加盖公章。
复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。
一般应一事一函。
例文：
天地建设集团关于参加
湖南省第九届“地产风云”大型专场招聘会的复函
XX市人才市场办公室：
你处5月31日来函收悉。
经我集团领导研究决定参加你处于2008年6月22日举办的第九届“地产风云”大型专场招聘会.
特此函复。
天地建设集团人力资源部
2008年6月4日
2.发送传真的操作步骤：
（1）将文档装入自动文档进纸器（ADF）的进纸盘。
（2）拨通接收方电话，并请对方给传真信号。
（3）对方给传真信号后，按下开始传真按键。
建议等待液晶屏幕显示sendok以后挂断电话，以避免通信中断导致传真发送失败。
任务3
结合集团公司实际和人才需求情况，请拟写一份招聘启事，并优选当地具有较强影响力的报纸和网络媒体进行发布，陈述各自思路。
招聘启事的拟写：
一般包括标题、开头、正文和落款。
开头主要叙述招聘原因，引出招聘启事正文的出现；正文主要列出招聘的专业（或岗位）、要求、数量和待遇等内容。
注意事项：
要遵循实事求是的原则，对所招聘的各项内容，均应如实写出，既不可夸大也不可缩小；招聘启事的各项内容，可标项分条列出，使之醒目，也可用不同的字体列出以求区别；语言要简炼得体、要庄重严肃又礼貌热情。
任务4
以一名应届毕业生的身份，制作一份个人简历和求职信，以电子邮件的形式发送到天地集团公司邮箱（tdjt@）。
个人简历应包括四个部分：
（1）第一部分为个人基本情况，应列出自己的姓名、性别、年龄、籍贯、政治面貌、学校、系别及专业，婚姻状况、健康状况、身高、爱好与兴趣、家庭住址、电话号码等。
（2）第二部分为学历情况。
应写明曾在某某学校、某某专业或学科学习，以及起止期间，并列出所学主要课程及学习成绩，在学校和班级所担任的职务，在校期间所获得的各种奖励和荣誉。
（3）第三部分为工作资历情况。
若有工作经验，最好详细列明，首先列出最近的资料，后详述曾工作单位、日期、职位、工作性质。
（4）第四部分为求职意向。
即求职目标或个人期望的工作职位，表明你通过求职希望得到什么样的工种、职位，以及你的奋斗目标，可以和个人特长等合写在一起。
制作个人简历的原则：
（1）要有重点；
（2）把简历看作一份广告——推销自己；（3）陈述有利信息，争取成功机会。
求职信的拟写：
主要包括称谓、正文、结尾、附件、署名、成文时间几部分。
正文主要写明求职的原因、对所谋求的职务的看法以及对自己的能力要作出客观公允的评价、向受信者提出希望和要求。
求职信的写作原则和技巧：
语气自然，语言和句子要简单明了，语言直截了当，通俗易懂，言简意赅；具体明确，不要使用模糊、笼统的字眼；多使用实例、数字等具体的说明。
任务5
假如你顺利通过面试，即将成为天地集团公司的一名新员工，集团公司领导要求通过竞聘演讲会的形式对拟聘用的秘书类职位人员进行一次更全面的了解，以便确定总经理秘书人选，请根据自己的实际情况拟写竞聘演讲稿，做好竞聘该职位的相关准备。
竞聘演讲稿的拟写：
开头用诚挚的心情表达自己的谢意，简要介绍自己的有关情况，概述竞聘演讲的主要内容；正文要介绍自己应聘的基本条件、简要介绍自身的不足之处、表明自己任职后的打算；结尾要表明对竞聘成败的态度，表达自己对竞聘上岗的信心，希望得到评选者的支持。
任务6
分组表演面试场景。
每组七人，分别扮演求职者一（应聘前台接待秘书）、求职者二（应聘行政文员）、求职者三（应聘综合秘书）、求职者四（应聘总经理秘书）和考官一（考察职业着装、礼仪和言谈举止）、考官二（考察沟通与表达能力）、考官三（考察专业知识与综合素养）。
事先准备针对该类职位的面试考评表。
1.分组进行模拟面试。
注意事项：
（1）带好简历前往面试；
（2）留心你自己的身体语言，尽量显得精警、有活力、对主考人全神贯注。
（3）留下良好的初步印象和最后印象。
（4）清楚雇主的需要，表现出自己对公司的价值，展现你适应环境的能力。
（5）将你所有的优势推销出去；（6）说明你的专长和兴趣；（7）用减轻紧张的技巧来减少你的不安等；（8）面试前先自己预演一下；
2.面试考评表范例：
面试评分表
应聘职位：
姓名：
年月日
测评
要素
综合分析能力
语言表达能力
组织协调能力
激励沟通能力
决策创新能力
应变能力
专业能力
个性特征
分值（100分）
10
10
15
15
15
10
15
10
观
察
要
点
能通过分析与综合、归纳与概括、判断与推理，揭示事实的内在联系、本质特征及变化规律。
能清楚、流畅准确地表达自己的思想和观点。
围绕工作任务，对人财物等资源进行合理配置，协调各方面关系，保证工作顺利完成。
采取有效的方法，充分调动和发挥人的工作积极性。
通过情感、态度、思想、观点的交流，建立良好协作关系。
面临问题和机遇，及时准确地进行分析判断。
发现新问题，产生新思路，提出新观点，找出新办法。
面对变化的情况和突发事件，迅速做出反应，采取适当方法和措施予以妥善解决。
业务熟悉，善于利用自己掌握的知识，认识或解决本岗位的实际问题，富有管理经验。
应试者表现出来的气质风度、情绪稳定性、责任心、自信心、成就动机、自我认知等。
评
分
标
准
优
9—10
9—10
13—15
13—15
13—15
9—10
13—15
9—10
良
7—8
7—8
10—12
10—12
10—12
7—8
10—12
7—8
中
5—6
5—6
7—9
7—9
7—9
5—6
7—9
5—6
差
0--4
0--4
0—6
0--6
0--6
0--4
0--6
0--4
单项
评分
评委
意见
评委签名：
任务7
经过初试、笔试等几轮考察，有8名来自不同高校的中文、秘书、行政管理专业应届毕业生较符合聘用条件，为进一步考察拟聘人员的职业发展潜能，人力资源部决定组织一次面试座谈，作为最终确定聘用的主要依据之一。
其具体程序是：
先作三分钟自我介绍，再座谈交流，主要讨论的话题包括：
谈谈对秘书职业的看法；你从事秘书工作有何有利条件；你觉得秘书在企业中的角色定位应是怎样的；谈谈中文、秘书、行政管理三个专业的联系与区别等。
试分组模拟举行此次座谈会，分别扮演座谈会主持人和应聘者。
1.三分钟自我介绍注意事项：
事先打个自我介绍的草稿，试着讲述几次；自我介绍时首先应礼貌地做一个极简短的开场白，并向所有的面试人员（如果有多个面试考官的话）示意；注意掌握时间，既不能超时太长，也不能过于简短；介绍的内容不宜太多的停留在诸如姓名、工作经历、时间等东西上，因为这些在你的简历表上已经有了，你应该更多的谈一些跟你所应聘职位有关的工作经历和所取得的成绩，以证明你确实有能力胜任你所应聘的工作职位；自我简介时，眼睛千万不要东张西望，最好多注视面试考官，但也不能长久注视目不转睛。
尽量少加一些手的辅助动作，保持一种得体的姿态也是很重要的。
在自我介绍完后不要忘了道声谢谢，有时往往会因此影响考官对你的印象。
2.座谈讨论话题，自由表达。
任务8
请根据上述提供的背景材料，设想你即将成为集团公司办公室秘书，为自己设想一段在某个场景与集团公司总裁、办公室主任、人力资源部经理和办公室同事初次见面时的对话，可自行编写场景剧脚本。
分组进行剧情设计和脚本创作。
第一节
【自主演练】
任务1阅读该则案例，并搜集类似素材，组织在全班进行集中学习交流。
通过网络或报纸杂志搜索有关材料。
（略）
任务2结合所掌握的知识，查询收集各种典籍和秘书学专业教材对“秘书”一词的定义，谈谈你对“广义的秘书”和“狭义的秘书”的理解。
狭义的秘书：
指纯粹的从事信息和事务工作的普通秘书。
广义的秘书：
包括秘书部门的领导和普通秘书工作者。
任务3上例中小刘为什么会感到困惑？
试以小组为单位，召开一次原因分析会议。
要求安排好会议主持人、会议记录员。
1.话题讨论，原因分析。
2.组织召开会议，分组选好会议主持人和记录人。
主持人要注意引导会议进程；会议记录应记录要点。
任务4策划一场专题辩论赛，正方观点为“女性更适合做秘书”，反方观点为“男性更适合做秘书”，以班级为单位，组织辩手进行辩论。
组织主题辩论赛，双方分别搜集充分的论据、素材；事先要熟悉辩论赛规则。
任务5组织一次针对全校大学生的校内调查活动，主题为“你心目中的秘书”。
要求设计好调查问卷，自行组织好调查队伍，深入调查了解其他专业学生对秘书专业、秘书职业、秘书工作等的看法、观点。
建议采取随机访问、问卷调查、座谈等多种方式进行。
模拟演练随机访问和座谈调查的场景。
1.设计调查问卷，利用多种调查方式进行校内问卷调查；
2.模拟演练一段校园内随机访问的场景，事先准备好采访提纲；
3.模拟演练一场座谈会，作为主持人，确定好座谈主题，引导与会者积极表达各自观点。
任务6假如你校涉外秘书专业需进行课程结构调整，请你在进行入企调查的基础上，从学生的角度为学校提供一份建议书，并针对现代涉外企业秘书所应具备的知识能力结构，设计一份课程安排表（分学期）。
1.组织到涉外企业进行社会调查；根据调查情况起草一份建议书（注意事项：
（1）要结合入企调查的实际，反映企业秘书工作和秘书人员素质要求的客观真实情况；
（2）建议书的结构：
入企调查情况；涉外企业秘书人员专业知识结构状况分析；本校秘书专业课程体系情况及存在的问题；进行课程结构调整的建议等）
2.制作一份课程安排表，注意事项：
（1）注意公共课、专业课、专业基础课的合理安排；
（2）注意课程的进阶性；（3）注意学时、学期安排的合理性等。
任务7你周围的人们是否也如上例中一样对秘书概念存在片面理解？
分析讨论造成这种价值取向和认识误区的原因。
随机调查周围的人是否对秘书及秘书工作存在偏见或误解，或认识扭曲现象，表现在哪些方面；分析原因所在：
（1）长期以来旧观念的影响；
（2）秘书队伍中确实有部分人员存在影响和破坏破坏行业形象的问题等。
任务8要真正成为一名办事左右逢源的秘书，应当具备哪些业务技能和素质？
利用学校对毕业生做求职就业指导的机会，邀请企业界秘书工作者或秘书学界专家作相关专题讲座。
1.秘书人员应具备的主要业务素质技能：
沟通能力、协调能力、组织策划能力、谈判能力、会议管理能力、时间管理能力、心理承压能力、演讲能力、外语能力等。
2.听取秘书专业毕业生或专家作求职就业专题讲座，做好笔记，分享心得。
任务9小陈是小刘的同专业学弟，面临毕业，为了拓宽就业渠道，他参加公务员招录考试（招录岗位为市教育局办公室综合文秘）并通过了笔试关，同时又接到某大型企业集团人力资源部（应聘岗位为总裁办公室秘书）的面试通知，面对这两份颇具诱惑的工作，小陈都为之心动却又困惑于不知如何准备面试。
假如你是小刘，请你为小陈分别作针对性的指导。
1.参加公务员招考面试注意事项：
（1）调整好心态，积极从容应对；
（2）充满自信，自然应答，机智应变；（3）注重细节；（4）注意非语言交流；（5）注重礼仪礼节。
2.参加企业办公室秘书面试注意事项：
（1）做好充分准备；
（2）保持平常心，消除紧张感；（3）服饰得体，举止规范；（4）展现自己的自信、优点、专长；（5）遵守时间等。
任务10学校勤工助学指导中心办公室急需两名兼职秘书，现面向秘书系进行招聘，作为秘书系学工办助理，请你迅速组织全班同学报名，协助组织一次竞聘会。
竞聘会的环节包括：
（1）递交个人简历和求职信；
（2）1分钟现场自我介绍；（3）1分钟形象展示；（4）8分钟竞聘演讲。
1.准备个人简历、求职材料；
2.自我介绍（注意应做好中英文两种介绍准备，并控制好时间）；
3.形象展示，注意着装、站姿、坐姿、走姿、蹲姿等的规范；
4.竞聘校勤工助学办公室兼职秘书演讲，注意事项：
（1）语言、内容要符合兼职秘书岗位的要求；
（2）充满激情，展现自信；（3）忌空话、套话，夸夸其谈。
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