公路工程内业资料管理归档规范最新版.docx

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公路工程内业资料管理归档规范最新版

公路工程内业资料管理、归档规范

1、内业资料构成和分类

（1）合同文件：

施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。

（2）日常资料分类：

质量控制资料－检验、试验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料－规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。

（3）竣工文件

2、文函的管理

文函的一般规定

1、基本要求

纸张、颜色、字体、印章、装订、各要素要求。

2、式样

文函的管理制度

一、一般规定：

1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。

2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。

3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。

4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。

5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。

二、函件传递程序：

文函的常见问题及注意事项

　　一、文函常见问题

　　1、格式错误

（1）主送单位和抄送单位不分。

（2）字体、字号、行距不正确。

　　（3）印章不规范，甚至漏盖章。

　　（4）错字、病句重复出现。

　　（5）附件不全。

　　（6）发送时间不规范。

　　2、内容表述不清：

行文的目的不明确，文字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针对性不强，甚至答非所问。

　　二、文函处理注意事项

　　1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。

　　2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。

　　3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的文件及时存档、备查。

　　4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度

　　3、施工资料管理

　　质检资料的整理与注意事项

　　一、填制说明

　　1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。

　　2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。

（可以采用电脑统一打印方式）。

　　3、合同号：

填写“合同段代号”，如二合同为“二”。

　　4、编号：

暂不填写。

　　5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。

　　6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。

　　7、监理评语填“符合规范及设计要求”。

　　二、资料排放顺序的基本要求

　　1、路基工程

　　按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。

　　2、路面工程

　　按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左幅在上，右幅在下。

　　3、桥梁工程

　　按路线前进方向，按每座结构物分别装盒。

结构物下部结构资料按墩、台编号由小到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排列，即基础在上，桥面系工程在下。

　　4、试验资料中的施工检测部分（如砼强度、路面强度等）归到相应检测资料之后，各种试验配合比、原材料检测等资料独立装盒。

　　三、资料填写中的常见错误及注意事项

　　1、签字人员不统一，字迹不一致。

（1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。

（2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。

　　2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。

（1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序来填写。

钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时间先后不对应。

测量资料与工序检验资料在时间和日期上不对应。

（2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的制件日期。

　　3、资料数据间的逻辑关系经不起推敲，却存在一定的逻辑关系，要仔细推算。

　　4、填写内容不符合图纸及规范。

对每一分项工程中的重要指标必须全部合格。

不仅单值合格，而且评定值也必须合格。

　　试验资料的整理与注意事项

　　1、由于试验规程和施工技术规范近年来变动频繁，相应万龙件中的表格和计算公式也需要及时更新升级。

以目前广泛使用的“万龙公路试验数据处理系统V2.0”版为例，“公路工程沥青及沥青混合料试验”的计算公式和表格依然是沿用旧版《公路沥青路面施工技术规范》（JTJ032—94）的要求。

　　质量评定资料的整理与注意事项

　　分项工程质量评定是工程项目中间或全部交工后，将检表和试表的结果汇总，按照《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1－2004）规定对分项、分部、单位工程和整个合同段工程质量进行评定。

评定表式按照《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1－2004）附录J所列主要有五种：

分项工程质量检验评定表、分部工程质量检验评定表、单位工程质量检验评定表、合同段质量检验评定表和工程汇总表。

　　一、存在问题

　　1、分项工程质量检验评定表（如表1）中实测值或实测偏差值一列所列10个检测值偏少，无法填写上百个的检测值。

在此，建议适当改变一下表式（如表2），增加一个附表（如表3）更方便填写。

　　2、分项工程质量检验评定表（如表1）中质量评定得分一列是填写加权得分，还是加权后的计算得分容易理解模糊。

在此，建议适当改变一下表式（如表2），直接填写加权得分。

　　3、分项工程质量检验评定时，对小桥涵的评定如果按标准要求1～3公里的小桥涵和符合小桥标准的通道进行评定，将打乱结构物的整体性。

在此，建议增加子分项，每座结构物单独评定后再汇总。

二、质量评定的注意事项

　　1、工程大面积展开施工前，首先要及时正确的划分单位、分部和分项工程，依据单位、分部、分项工程的划分情况进行质检资料的整理，便于完成后的质量评定。

　　2、质量评定工作要安排专人进行，专人负责，评定时要切实依据《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1－2004）要求和工程质检资料的实际，切记脱离实际，盲目进行。

　　计量支付资料的整理与注意事项

　　一、计量支付人员掌握内容

　　1、全面熟悉合同规定

　　2、复核工程量

　　3、现场调整

　　二、计量支付工作注意事项

　　1、工作时效性

　　2、数据准确性

　　3、人员稳定性

　　4、竣工资料的整理与归档

　　档案案卷构成及质量要求

　　一、案卷组成及其立卷要求

　　1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、卷页（包括件封面、件内目录）及卷内备考表组成。

案卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。

或者打印在蜡纸上，用黑色油墨印刷在案卷封面。

　　2、立卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

　　3、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。