工程付款管理流程.doc

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山东长河豪门投资置业有限公司

工程付款管理流程

ZS-LC-0004

附件四

工程付款管理流程

（试行稿）

（内部资料不得外传）

山东长河豪门投资置业有限公司

2010年1月

第7页共7页

工程付款管理流程

1.流程概述

1.1.流程目的及适用范围

流程目的

规范公司工程付款工作的操作程序，加强对工作中各环节的监控，达到确保质量、效率，控制成本的目的。

适用范围

适用于公司工程付款管理。

1.2.定义

无

无

1.3.流程关系

流程等级

母流程

子流程

关联流程

二级流程

《成本管理流程》

无

1.《工程尾款支付管理流程》

2.《工程保修款支付管理流程》

1.4.责任部门

部门名称

本流程中承担的主要职责

主办

部门

财务管理部

1.负责《付款申请单》及附件集中付款时限内财务总监和总经理的签字审批；

2.管理各种成本合同、协议等；

3.建立、健全《成本台帐》，并及时准确登记台帐；

4.严格按照合同条款规定，审查对外付款。

对票据的合法性、准确性、审批手续和附件的完整性负责，对超合同金额付款负责，对实付金额与付款申请单金额的一致性负责；

5.及时办理全部付款业务；

6.受理付款查询。

配合

部门

项目公司

1.接收施工单位请款报告，审核工程验收资料；

2.填制《付款申请单》，并附齐相关附件，对付款的合理性、正确性负责；

3.《付款申请单》及附件的签字；在集中付款时限内，负责付款申请单上本部门经理、主管副总签字；在集中付款时限外，或因改单及补充附件等原因错过集中付款签字时限的，负责付款申请单及附件的全部签字；

4.将《付款申请单》按公司相关时限的规定送至财务管理部；

5.登记《工程款支付台账》；

6.保存《授权委托书》、《确认书》原件、《工程验收单》、《竣工结算造价协议书》复印件。

物业公司

1.整理工程维修资料，并就维修款项承担问题与施工单位洽谈，对应由施工单位承担的维修金额的准确性负责；

2.审核保修款的支付，对提前于合同约定时间付款负责；

3.填制《付款申请单》，并附齐相关附件，对付款的合理性、正确性负责；

4.将《付款申请单》按公司相关时限的规定送至财务管理部；

5.《付款申请单》及附件的签字。

在集中付款时限内，负责付款申请单上物业公司经理签字；在集中付款时限外，或因改单及补充附件等原因错过集中付款签字时限的，负责付款申请单及附件的全部签字。

产品研发部（成本管理）

1.产品研发部（成本管理）登记《工程款支付台账》；

2.产品研发部（成本管理）登记《甲供材付款台帐》。

工程管理部

1.签订工程合同、协议，并将合同、协议的原件通过综合管理部档案室，由综合管理部下发项目公司、财务管理部和产品研发部；

2.负责甲供材料设备付款申请及办理；

3.合同付款执行的审核。

严格按照工程质量、进度和合同约定审核对外付款，对付款金额的准确性、按照合同付款的约定执行以及合同超付负责；

4.保存《工程结算工作交接单》、《工程结算审批表》、《竣工结算造价协议书》、《工程验收单》原件；并及时提供复印《竣工结算造价协议书》和《工程结算审批表》送交财务管理部留存。

决策

部门

公司总经理

被授权人

1.按各自权限审批工程付款。

1.5.输入及输出

流程输入文件

流程输出文件

1.《工程验收单》

2.《竣工结算造价协议书》

3.《授权委托书》

4.《确认书》

2.流程图

每月财务管理部、产品研发部、工程管理部核对台帐，保证帐帐相符

工程付款

请款

产品研发部

（成本管理）

工程管理部

财务管理部

决策部门

表单

请款报告

审批后的

《

工程验收

单

》

及工程验收相关

资料

其他单位

审核资料

登记台帐

《

付款申请单

》

付款相关资料

审核付款

填制付款申请

单，上报审批

付款审核

票据审核

项目公司经理审批

项目公司

出纳票据、

签字审核

《

次日付款表

》

《

项目成本付款台

帐

》

登记台帐

财务管理部

提交财务总

监、总经理

审批

项目公司出纳付款

项目公司登记台帐

项目公司初审

登记台帐

3.流程操作指引

3.1.工程付款申请阶段

3.1.1.工程结算付款的申请：

1）施工单位出具请款报告书面材料，提供相应验收资料及经监理单位审核过的《工程验收单》给项目公司；

2）竣工结算时，施工单位还需要提供经监理单位审核通过的《工程结算工作交接单》、《工程结算审批表》《竣工结算造价协议书》；

3）项目公司项目经办人根据合同要求，审核施工单位的付款申请；

4）将验收单原件、复印件交产品研发部（成本管理）。

3.1.2.工程尾款付款申请：

1）由施工单位出具请款报告、提供相应验收资料及审核过的《工程验收单》；

2）项目公司审核后，填制《工程尾款结算审批表》附《工程验收单》等资料上报审批，审批通过后，项目公司填制《工程尾款结算协议书》与施工单位确定结算金额；

3）结算金额达成一致意见后，将洽谈结果提交产品研发部（成本管理）。

4）详见《工程尾款支付管理流程》。

3.1.3.工程保修款付款的申请

1）由施工单位出具请款报告、《竣工结算造价确认单》、《工程验收单》，向物业公司（或项目公司）提交；

2）物业公司（或项目公司）经办人审核是否符合合同保修时间的约定，避免提前付款，填制《工程保修款支付确认单》，提交物业公司及公司档案室签批，保证保修服务完成及工程档案完整，按相应金额权限上报审批；

3）审批通过的，物业公司（或项目公司）经办人填制《工程保修款结算协议书》与施工单位确定结算金额；

4）结算金额达成一致意见后，将洽谈结果提交产品研发部（成本管理）；

5）详见《工程保修款支付管理流程》。

3.2.制单及首次签单阶段

3.2.1.产品研发部（成本管理）对付款节奏进行监控，每单合同每月至多付款一次；

3.2.2.产品研发部（成本管理）通过查验工程进度，查看工程验收单，或询问项目工程师，根据上期累计付款金额，控制全部工程进度款的支付比例，从而确定本期应付金额；

3.2.3.产品研发部（成本管理）登记项目《工程款支付台账》；

3.2.4.项目公司或物业公司根据产品研发部（成本管理）核定的付款金额填制《付款申请单》，附齐相关附件，并按照相应权限上报签批；

3.2.5.合同类付款申请单后附相关附件包括以下几项：

1）请款报告原件；

2）票据原件；

3）《工程验收单》原件或复印件（参见《工程验收单》）；

4）《竣工结算造价协议书》复印件（结算期付款）（参见《竣工结算造价协议书》）；

5）《授权委托书》复印件（首次付款）（参见《授权委托书》）；

6）《确认书》复印件（收款单位非合同签约乙方）（参见《确认书》）；

7）其他附件。

3.2.6.非合同类付款申请单后附相关附件包括以下几项：

1）票据原件；

2）相关报告；

3）其他附件。

3.2.7.经办人（项目公司或物业公司）将签字和附件齐全的付款申请单按公司相关时限规定送至财务管理部。

3.3.财务管理部对工程付款的审核阶段

3.3.1.对付款节奏进行监督，每单合同每月至多付款一次；

3.3.2.按照公司相关规定收单并登记；

3.3.3.审核付款申请单是否附件齐全；

3.3.4.查验相关票据的合法性，审核票据的抬头、金额、摘要、日期等要素的准确性；

3.3.5.合同执行的审核。

进行合同资料管理，准确登记并核对合同台帐，根据工程验收单所列工程进度，核对累计付款金额，避免超合同金额付款、超比例付进度款、提前于合同规定时间付款等，确保按照合同约定付进度款和保修款；

3.3.6.审核付款签字。

包括审核付款申请单以及后附附件的签字是否齐全；

3.3.7.将审核无误的工程付款在相关台账上登记；

3.3.8.每月最后一天为公司的集中付款期。

在集中付款时限内，由财务管理部按时将财务经理签字后的付款申请单送至财务总监和总经理处签字。

在集中付款时限外，由经办人将财务经理签字后的付款申请单送至财务总监和总经理处报签；

3.3.9.财务总监和总经理根据合同约定和公司相关规定审核付款申请单，并签署意见。

3.4.工程付款阶段

3.4.1.对完成审核后的付款申请单，出纳再次审核签字是否齐全，发票是否符合税法规定，金额是否正确；

3.4.2.出纳按照项目和工程款类别整理需要次日付款的付款申请单，编制《次日付款表》，报主办会计；

3.4.3.《次日付款表》经财务经理、财务总监审批后，主办会计操作付款；

3.4.4.有些无法在集中付款日安排的特殊情况下的付款，如：

政府报批报建费用、境外付款等，需在《次日付款表》中说明理由，报主办会计备案。

3.5.核对台账

3.5.1.财务管理部应组织产品研发部（成本管理）、项目公司每月共同核对付款台账，保证账账相符。