公司质量体系及研发文件控制程序Word文档格式.doc
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二类：
程序文件；
三类：
作业性文件:
包括技术文件（J）、外部文件（W）、法律法规（F）、管理性文件（G）
4.4文件的标识
4.4.1文件的编号是文件的主要标识。
本公司文件的编号由企业标准代号“Q/SXSK”，文件类别代号“质量手册（A）、程序文件（B）、作业文件（C+小类）”和文件顺序号与版序号四部份组成。
企业管理文件、质量管理文件和技术文件的顺序号和版序号分别用三位十进制阿拉伯数字和四位十进制阿拉伯数字组成。
示例：
质量手册：
“Q/SXSK-A-2011”
文件控制程序：
“Q/SXSK-B-001-2011”
安装流程图：
“Q/SXSK-C（J）001-2011”等等。
4.4.2文件为单行本时应加封面。
封面页眉线上方应标有本公司标准代号及文件编号，页眉线下方应写明文件名称、编制、审核、批准、受控状态、更改状态等；
页脚线上方应有发布日期和实施日期，页脚线下方应有批准发布单位名称等。
4.4.3文件正文页眉线上方应标有本公司名称、文件标识、版本状态、修订状态。
4.4.4文件的页次在每页的居中用第i页标注，i=1、2、3……n。
4.4.5文件在正文结束后应画1/4版面长的终止线。
终止线应画在版面中心位置。
4.4.6文件的受控状态
本公司文件分为受控文件与不受控文件。
受控文件用“受控”标注，如与管理体系有关的企业管理、质量管理、技术文件等影响质量的文件都应受控。
不受控文件不标注，如产品报价表等等。
4.4.7文件的更改次数标识
本公司文件更改次数用“0”标注未更改，用1.2.3……表示更改次数。
4.4.8文件的版序标识
本公司文件的版序用A、B、C、D……进行标识，A代表第一版、B代表第二版、C代表第三版、D代表第四版。
4.4.9文件更改状态标识
本公司文件更改状态用更改次数和版序进行综合标识，如0/A表示第一版未更改，1/A表示第一版第一次更改，1/B表示第二版第一次更改，0/C表示第三版未更改等。
4.4.10本公司的红头文件发布的与质量有关的企业管理文件仍按原规定的标识方法进行标识。
4.5文件的发放和使用
4.5.1受控文件发放统一由综合办公室负责，综合办公室文件管理人员填制《文件发放（借用）登记表》，综合办公室主任根据需要确定发放范围，并进行批准，各有关部门或个人签署领用或借用。
每份受控文件和资料都应有不同的分发编号，以便于受控追溯。
本公司文件分发编号由三位阿拉伯数字组成，如001、002等等。
文件分发编号可标注于分发编号处或用“FF”印章进行标注。
4.5.2非受控文件的发放根据需要领用，可以不进行编号登记。
4.5.3受控文件的持有者应确保文件不丢失、不损坏、不私自外借、不任意涂改、不拆页和不撕毁。
4.5.4受控文件持有者如发生丢失或破损严重影响使用时，应到综合办公室办理补发或更换手续。
受控文件持有者应说明丢失原因或交回破损文件，领用（借用）新文件，综合办公室注销原文件的分发编号，填报新文件分发编号。
破损文件登记批准销毁。
4.5.5本公司内不得使用未加盖“受控”印章的受控文件的复印件，一旦发现由综合办公室文件管理人员立即收回处理。
4.5.6本公司内严禁使用过期或作废文件。
4.6文件的评审与更改/更新
4.6.1本公司质量管理体系文件在实施过程中，其公司结构和职责、产品特性、过程实施的方法、工作流程、法律法规、标准等可能发生改变，而相关的文件可能不能完全适应于这种变化，这时需要对相关的文件的适用性和充分性进行评审，以便识别出对文件进行修改或更新的需求。
4.6.2文件更改/更新由原文件编制部门填报《文件更改通知单》，经原文件审核批准部门审核批准后，然后由文件编制部门进行统一更改。
如果文件编制、审核部门发生变化，新部门应获得原文件编制、审核的背景资料。
4.6.3文件在更改时应在文件更改处与更改状态处同时标注更改状态标识，如1/A、2/A、1/B等等。
4.7文件的换版
4.7.1本公司受控文件经过评审需要更改时或同一页更改超过5次，或改动内容过多时，或认为需要时应进行换页或换版。
4.7.2文件换页或换版由原文件起草部门起草新版本，并由原文件审核、批准部门审核批准新版本。
4.7.3新版本文件由综合办公室按照原文件发放范围进行发放，并收回原版本文件。
4.8文件的管理与处理
4.8.1全公司受控文件的档案管理由综合办公室文件管理人员负责进行；
各部门使用的文件由各部门进行使用管理。
4.8.2受控文件管理按其受控状态分别进行。
受控文件一律按《档案管理规定》进行受控管理。
各部门应建立《部门受控文件一览表》，以便对本部门的所有的受控文件进行受控管理。
4.8.3需临时借阅受控文件的人员由综合办公室批准后，办理借阅手续，进行借阅。
借阅者应按照归还日期及时归还。
如到期不归还由综合办公室文件管理人员负责收回。
原版存档文件一般不得外借，以防止损坏或丢失。
4.8.4失效作废文件由综合办公室文件管理人员及时按《文件发放（借阅）登记表》清点收回。
作废文件应加盖“作废”印章，并填写《文件销毁登记表》，报原文件批准人批准销毁。
对有保留价值的过期文件由综合办公室主管批准，并加盖“保留文件”印章，进行留用保存。
4.8.5综合办公室应确保公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。
如产品标准、有关法律法规等；
外来文件送总经理或管理者代表进行阅批，以确定其是否贯彻执行，并决定分发范围。
综合办公室文件管理人员，按阅批意见发放管理。
4.8.6综合办公室文件管理人员配合有关部门在每年初和年中对各部门使用的国家标准、行业标准、有关法律法规、顾客提供的图样、技术要求等外来文件各进行一次有效性检查，以便及时发现过期或失效的外来文件。
4.8.7各有关部门负责对发放到供方的图样、技术要求等企业外部的受控文件进行发放、登记及更改、作废的控制。
5支持文件
《记录控制程序》等。
6相关记录
文件控制记录由综合办公室等部门分别负责收集、整理与保存，保存期限为长期。
主要记录如下：
6.1文件发放（借用）登记表；
6.2文件更改通知单；
6.3外来文件登记表；
6.4文件（记录）销毁登记表；
6.5受控文件一览表等。
附加说明：
本程序由综合办公室提出，并归口管理。
编制：
审核：
批准：
34
山西尚宽电气集团有限公司Q/SXSK-B-002-2011修订状态：
0/A
记录控制程序
本程序规定了本公司对质量管理体系所要求记录的标识、收集、编目、检索、查阅、归档、贮存、保留和处置的要求与方法。
本程序适用于本公司对记录（包括来自相关方的记录）的控制，以确保记录能够成为本公司过程有效控制质量管理体系有效运行和产品质量符合要求的客观证据。
2引用文件
GB/T19001-2008idtISO9001:
Q/SXSK-A--2011《质量手册》等。
本程序采用下列术语和定义。
3.1记录
阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的文件。
3.2客观证据
支持事物存在或其真实性的数据。
4.1记录的要求
本公司的记录应能成为证明过程有效控制产品质量符合要求和质量管理体系有效运行的客观证据。
各部门对记录的建立应坚持“完整、真实、有效、易查”的原则，以确保本公司记录的有用、够用和能用。
4.2记录的标识
本公司记录的标识坚持能识别和易实行的原则，并由综合办公室负责对记录的标识统一进行管理。
本公司记录的代号，采用企业标准代号与质量质量手册条款代号的组合代号。
如文件控制的记录中的受控文件一览表的代号用A/SXSK4.2-01等。
本公司形成记录的标识编号采用两位年号、两位月号和三位顺序号三部分（阿拉伯数字编号）组成，即×
×
。
例如2011年10月份第一个合同评审单，其标识编号就是1110001;
又如2011年11月份第一个重大合同的会评记录其标识编号就是1111001，第二个重大合同的会评记录就是1111002等。
4.3记录的收集
本公司记录的收集坚持“适时、适用”的原则。
记录的收集（包括对来自供方的记录收集）由记录的形成部门或管理部门负责进行。
4.4记录的编目
本公司记录的编目按其记录的活动或过程的名称命名，按名称编目。
例如与产品有关要求评审的记录就是以“与产品有关要求的评审”来命名，如果顾客要求以合同（标书）形式提出要求其评审记录就是合同（标书）评审单、合同（标书）会评记录单等。
同时将合同评审单、合同会评记录单等编入与产品有关要求评审目等等。
记录编目由记录形成部门或管理部门负责进行。
4.5记录检索
本公司记录的检索采用记录一览表中的记录代号和记录的编号以及档案编目来实现，以便于记录的查阅。
4.6记录的查阅
本公司记录的查阅应办理查阅审批手续。
4.6.1在记录形成或管理部门查阅记录时由部门主管审批；
在综合办公室查阅长期保存的记录时由管理者代表审批。
4.6.2记录查阅人员在查阅记录时应爱护记录，不得涂改或撕毁；
未经批准不得任意抄录或复制记录；
有保密要求的记录其内容不得外传。
4.6.3在顾客及相关方或审核人员查阅记录时，记录保管部门应为顾客及相关方或审核人员提供查阅方便。
4.7记录的归档
本公司的记录在每年底都应进行整理归档。
记录归档由记录形成部门或管理部门负责进行。
在记录归档时各部门应填制“文件（记录）归档登记表”。
短期保存的记录由形成部门存档管理，长期保存的记录在三年后统一交综合办公室存档。
4.8记录的贮存
本公司的记录都应按记录的贮存要求与保存期限进行贮存。
纸媒体的记录应贮存于干燥、防潮、防虫、防鼠害与安全的箱柜之内；
其他媒体的记录，按该媒体的技术要求进行贮存。
记录的贮存由记录形成部门或管理部门负责进行，以确保记录的贮存质量。
4.9记录的保管
本公司的记录的保管由记录的形成部门或管理部门负责进行。
记录保管部门应有其所保管的“记录一览表”。
“记录一览表”应能清楚地指导记录的检索与存取。
本公司由综合办公室负责编制全公司“记录一览表”。
以全面了解本公司记录的分布情况，并有利于检索与存取。
4.10记录的保存期限
本公司记录保存期限分为长期和短期两类。
与质量管理体系有关的记录的保存期限为三年，与产品质量有关的记录保存期限与产品寿命期相适应，一般应为长期。
4.11记录的处理
本公司的记录在过期失效后应及时进行处理。
短期保存的记录到期后由管理者代表批准，记录形成部门或管理部门负责进行处理；
长期保存的记录在失效后经管理者代表批准，由综合办公室负责处理。
在记录处理时记录处理部门应填制“文件（记录）销毁登记表”。
“文件（记录）销毁登记表”应清楚表明被处理的记录的有关信息。
《档案管理规定》；
《文件控制程序》等。
记录的控制记录由综合办公室及有关部门分别负责收集、整理和保存，保存期限为三年或长期。
6.1全公司记录一览表；
6.2部门记录一览表；
6.3文件（记录）归档案登记表；
6.4文件（记录）销毁登记表等。
山西尚宽电气集团有限公司Q/SXSK-B-003-2011修订状态：
0/A
内部审核控制程序
本程序规定了本公司对内部审核的策划、实施和验证的要求与方法。
本程序适用于本公司对内部审核的控制，以验证质量活动和有关结果是否符合计划的安排以及是否达到预定目标，从而确保质量管理体系的符合性和有效性。
凡未注日期和版次的引用文件，其最新版本适用于本程序。
2008《质量管理体系要求》
Q/SXSK-A-2011《质量手册》等
3.1审核
为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
3.2审核准则
用作依据的一组方针、程序或要求。
3.3审核证据
与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。
3.4审核发现
将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果。
3.5审核结论
审核组考虑了审核目的和所有审核发现后得出的审核结果。
3.6审核员
有能力实施审核的人员。
4.1内部审核策划
本公司管理者代表应根据审核范围、审核过程、审核结果的重要程度进行审核方案策划。
在进行内部审核方案策划时应对审核目的、审核准则、审核范围、审核程序、抽样计划和审核方法做出规定。
本公司内部审核期限按内部审核方案或内部审核年度计划进行，一般每年进行一次（二次审核的间隔时间不超过12个月），必要时（如外部审核前）可提前或增加内部审核次数，但对各部门及各过程至少每年进行一次审核。
4.1.1内部审核审核方案或内部审核年度计划
本公司内部审核方案或内部审核年度计划由管理者代表根据当年质量管理活动情况在每年初负责编制。
内部审核方案或内部审核年度计划应包括：
审核目的、审核范围、审核准则、审核频次、审核方式、审核组织、审核时间、审核要求、审核重点、抽样计划、审核方法及有关规定等。
内部审核方案或内部审核年度计划由总经理批准发布。
4.1.2内部审核工作计划
本公司内部审核工作计划由内部审核组长根据内部审核方案或内部审核年度计划在内部审核前半个月进行编制。
内部审核工作计划应包括内部审核具体时间安排、内部审核对象、内部审核依据、内部审核内容及内部审核成员工作分配等。
内部审核工作计划由管理者代表批准发布。
内部审核工作分配应确保与所审核活动无直接责任的审核人员进行。
4.2内部审核实施
4.2.1成立内部审核组
本公司在每次内部审核前一个月成立内部审核组。
审核员的选择和审核实施应确保审核过程的客观性和公正性。
审核员不应审核自己的工作。
内部审核员都应是经过培训的有资格的审核人员。
内部审核组由管理者代表批准成立。
4.2.2编制内部审核检查表
审核组长根据内部审核年度计划和工作计划安排内部审核成员按部门或按过程编制内部审核检查表。
内部审核检查表由内部审核组长审核通过。
4.2.3内部审核程序
a）首次会议
首次会议在正式实施现场审核前召开。
首次会议由内部审核组长主持。
内部审核组长简要说明：
内部审核目的、内部审核范围、内部审核准则、内部审核方法和时间安排等。
首次会议参加人员为内部审核组全体、被审核部门主管及有关人员，并履行签到。
首次会议可全公司集中召开。
b）现场审核
内部审核组根据内部审核检查表进行现场审核。
内部审核员主要通过“查、看、问”，及“需要时，实际测量”的方法进行现场审核，并记录现场审核情况与审核发现。
对发现的不合格项要编制不合格报告，不合格报告由内部审核组长审核通过。
c）内部沟通
内部审核组长在现场审核中和现场审核结束后应召开内部审核组沟通会议，汇总审核情况和审核结论以及开具不合格报告。
d）末次会议
在现场内部审核结束后，内部审核组长要召开内部审核末次会议。
末次会议参加人员与首次会议完全相同，并应履行签到。
末次会议由内部审核组长主持。
内部审核组长在末次会议上应重申审核目的、审核准则、审核范围、审核方法，并报告内部审核情况和内部审核结论。
部门主管和与会人员可对内部审核情况和结论提出申诉或异议。
末次会议也可全公司集中召开。
4.3内部审核报告
内部审核组长在内部审核结束后应编制内部审核报告。
内部审核报告应包括：
内部审核目的、内部审核准则、内部审核范围、内部审核方法、内部审核情况、内部审核结论、内部审核成员、存在或潜在不合格等，在可能时提出纠正和纠正措施的建议。
内部审核报告在内部审核组讨论通过，并由管理者代表批准发布。
内部审核报告按文件发放规定进行发放。
负责受审核区域或部门的管理者应确保及时采取措施，以消除所发现的不合格及其原因。
跟踪活动应包括对所采取措施的验证和验证结果的报告。
4.4内部审核验证
4.4.1管理者代表应组织内部审核组有关人员对内部审核中有争议的情况和有争议的内部审核结论进行调查验证，以澄清事实。
4.4.2对内部审核中出现的不合格项所采取的纠正措施的有效性验证由综合办公室按纠正措施的验证要求进行。
4.4.3管理者代表应将内部审核情况和内部审核结论报告管理评审。
5相关记录
内部审核记录由综合办公室负责收集、整理与保存，保存期限为三年。
5.1内部审核年度计划或审核方案；
5.2内部审核工作计划；
5.3内部审核组成立决定；
5.4内部审核检查表；
5.5首、末次会议签到表；
5.6不合格报告；
5.7内部审核报告；
5.8不合格项分布统计表；
5.9内部审核验证报告等。
山西尚宽电气集团有限公司Q/SXSK-B-004-2011修订状态：
不合格品控制程序
本程序规定了本公司对不合格品的标识、记录、评价、隔离和处置的要求与方法。
本程序适用于本公司对不合格品的控制，以防止不合格品的非预期使用和交付。
2008《质量管理体系要求》；
3.1不合格
未满足要求。
3.2返工
为使不合格产品符合要求对其所采取的措施。
4.1不合格品分类及标识
不合格品分为商品不合格；
服务不合格。
4.1.1采购过程中出现的商品不合格由仓库保管员识别并用挂牌或分区方式进行标识；
4.1.2运输服务过程中的不合格由车队队长进行记录并列入绩效考核；
4.1.3储存中的不合格由仓库保管员记录并加以分类，识别；
4.1.4装卸过程中不合格由仓库保管员进行记录，并加以分类，识别。
4.2不合格的评审
4.2.1进货的不合格由仓库保管员及业务部依据验规程进行评审；
4.2.2运输不合格由销售部进行评审；
重大事故不合格应通知总经理共同评审。
4.2.3服务不合格由销售部、销售门市进行评审。
4.3不合格商品及服务处置
4.3.1经确认不合格的设备由销售部负责联系退货。
4.3.2服务不合格的评审和处置记录由相关部门分别填写，并负责保存此记录。
4.4不合格品的处置
4.4.1在进货检验和试验中出现的不合格品由销售部根据对供方控制程度，或退货、或拒收。
4.4.2让步接收
进货检验或验证中出现的不合格品被判定能让步接收的，由销售部填报“让步接收申请单”，主管经理审核，总经理批准，方可让步接收，需要时应经顾客同意。
《纠正措施控制程序》
《预防措施控制程序》
6记录
不合格品控制记录由销售部负责收集、整理与保存，保存期限为三年或长期，主要记录如下：
6.1不合格品通知单；
6.2不合格品标识（标牌或标签）；
6.3返工通知单；
6.4不合格品统计表等。
本程序由销售部提出，并归口管理。
山西尚宽电气集团有限公司Q/SXSK-B-005-2011修订状态：
纠正措施控制程序
本程序规定了本公司对制定、实施、验证纠正措施的控制要求与方法。
本程序适用于本公司对实施纠正措施的控制，以确保正确采取纠正措施，从而使类似问题不再发生。
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