物业公司质量体系文件和资料管理标准作业规程.doc
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5．质量体系文件和资料管理
标准作业规程
1.0 目的
规范质量体系文件和资料的管理确保质量体系文件和资料使用的有效性。
2.0 适用范围
适用于质量体系文件、相关外来文件的管理。
3.0 职责
品质部负责质量体系文件和资料的管理。
4.0 要点和实施
4.1 质量体系文件的编写、审核、批准、发布、发放按《质量体系文件编制标准作业规程》执行。
4.2 质量体系文件的使用
4.2.1品质部应确保凡公司需要的部门人员均能及时得到有效版本的文件。
4.2.2各部门及所有工作人员应确保不持有、不使用作废/失效的文件。
4.2.3文件的持有部门和持有人员不得将持有的文件转借、复制或作非授权的涂改。
4.3质量体系文件的保管
4.3.1文件的保管环境应适宜于防止文件的丢失、损坏和污染。
4.3.2文件保管方法应便于存取查阅。
4.3.3应保持文件夹的完整、齐全。
4.3.4文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于了解文件变动的情况和检索。
4.4质量体系文件更改的控制
4.4.1文件的更改项由文件夹的原编写部门负责填写《文件更改审批单》，经文件原审核人和批准人审核、批准后方可进行更改。
若原审核人、批准人发生变动，则应由其职务的接任人负责审核、批推。
文件更改的内容由文件原编写部门拟定。
4.4.2文件更改应由品质部以《文件更改通知单》的形式发布，以使文件夹的持有部门和持有人了解文件的更改内容和更改后的标识。
4.4.3 《文件更改通知单》仅下达给公司持有该文件受控文本的部门和人员进行更改，但程序文件和质量手册换版时，则应将换版后的文件送达第三方认证机构。
4.4.4 文件更改的方式
文件更改的方式在《文件更改审批单》上予以规定，并且由品质部进行。
更改的方式可以采用划改、换页或换版的方式进行，但划改时，
应能辨认更改前的内容。
4.4.5文件更改后应在文件的版本标识、修改状态标识上予以识别，在文件更改记录上及时予以记录，以便核对、识别。
4.4.6 文件的换版。
下列情况之一时，文件应予以换版：
a） 同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）时；
b）同一文件一次更改内容较多时。
4.5作废／失效质量体系文件的处置
4.5.1品质部资料管理员应在更换新页或新版的同时，撤回旧页或旧版本文件。
4.5.2撤出的旧页或旧版本文件，品质部资料管理员应在《作废/失效文件清单》上予以记录，并在每页上加盖蓝色“作废”或“失效”印章。
4.5.3 作废／失效文件在适当的时间（如一年）集中销毁的方式应考虑方便、适用、可行。
销毁前在《作废／失效文件清单》上予以记录。
4.5.4 留作资料以供法律／累计知识需要的作废文件，应经管理者代表同意并在其每页上加盖蓝色“参考”印章。
4.6 外来文件的管理
4.6.1外来文件包括：
a）本行业强制执行的法律、法规、条例；
b）本公司选定执行的国家或行业标准；
c）顾客或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。
4.6.2属于本程序4.6.a）、b）项的外来文件一律应处于受控状态，即在其封面或首页上加盖蓝色“受控文件”的印章。
需分发的，还应编号并办理发放签收。
4.6.3 对于外来文件，品质部资料管理员应建立收/发台账，以便追溯其来源和分布。
4.6.4 公司实行外来文件阅批规定，即所有属于受控制范围的外来文件。
由品质部经理填写《文件处理表》，连同文件一并呈总经理阅批，并按阅批意见传递分发或归档。
4.7 文件的归档
4.7.1质量体系文件和外来文件一律应归档。
4.7.2归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号（外来文件除外）。
4.7.3 文件的发布审批单、更改审批单、文件处理表应随正本一起归档。
4.7.4文件的更改通知，更改换页、换版的文件一律归档。
4.7.5品质部资料管理员应按本规程文件更改条款规定，对归档文件实施更改。
但原归档文件不撤出，仅加盖“作废”或“参考”蓝色印章。
4.7.6 品质部资料管理员应建立《文件归档清单》。
4.8 文件的补发按《质量体系文件编制标准件业规程》的相关规定执行。
4.9质量体系文件的借阅
4.9.1 公司外部人员需借阅文件时应符合下列条件之一：
a） 是公司的服务对象；
b）是公司的主管上级；
c）是公司的分承包方；
d）按法律、法规或合同规定应提供借阅的需方。
4.9.2公司可以借阅的文件应不涉及公司从事、商业和技术秘密，但4.9.1d）款的除外。
4.10人员离开公司或工作岗位发生变化时，品质部负责回收所发文件，并在文件发放签收记录中注明回收原因和时间。
4.11公开文件的控制
4.11.1 凡公开的文件如向业主或住户提交或发布的程序、手册、规定、收费标准等均属受控文件范围。
4.11.2凡公开的文件均应注明文件编码、版本号、生效日期。
4.11.3负责实施公开文件的部门应指定专人负责此项工作。
4.11.4 凡公开的文件夹发生更改时，而以原公开的形式，在原发放或公布的范围内进行更改，以便更改的内容为业主或住户所了解。
4.11.5 凡张贴于公司内部的程序文件、作业文件，包括公开张贴文件其中的部分（外来文件除外），均应标明文件编码、版本号并加盖“受控文件”印章。
4.12 品质部负责保存文件和资料管理形成的全套记录，各部门或文件持有人员负责保存持有的记录，保存期为3年。
5.0 记录
5.1《有效文件清单》
5.2《文件更改审批单》
5.3《文件更改通知单》
5.4《更改记录》
5.5《作废／失效文件清单》
5.6《外来文件收／发台账》
5.7《文件处理表》
5.8《文件借阅登记表》
6.0相关支持文件
《质量体系文件编制标准作业规程》
有效文件清单
NO：
序号
文件名称
文件编码
文件编号
版本
更改状态
回收/作废记录
A
B
0
1
2
3
4
5
6
7
文件更新审批单
NO：
文件名称
文件编码
更改理由
更改内容
更改方式
更改标识
更改申请部门
负责人
日期
审核意见
品质部经理（签名）：
日期：
批准意见
签名：
日期：
文件更改通知单
NO：
文件名称
文件编码
更改内容
更改方式
更改标识
通知更改部门
负责人
日期
更改通知的接收者
签名
日期
更改记录
NO：
文件持有部门/持有人：
序号
更改日期
文件名称
文件编号
更改页数
更改审批单
NO：
更改方式
更改标识
更改人
作废/失效文件清单
NO：
序号
文件名称
编码
脚本
更改通知单
NO：
页/本
回收文件编号
销毁日期
销毁人
外来文件收/发台帐
NO：
外 来 登 记
转 发 登 记
序号
日期
来文单位
来文名称
文号
份数
领导
阅批
转发日期
收文部门/人员
签名
文 件 处 理 表
NO：
收文日期
年 月 日
份数
来文单位
文件名称
文 号
文件
呈办
意见
领导
批示
阅者
签名
阅者
日/月
阅者
日/月
阅者
日/月
文件借阅登记表
NO：
序号
借阅日期
文件名称
文件编码
借阅单位
借阅人
阅/借/考贝
批准
归还日期
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