商务信函常用语.docx

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商务信函常用语

商务信函常用语

商务信函常用语a.我们愿与贵公司建立商务关系。

Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.b.我们希望与您建立业务往来。

Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.c.我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。

Thiscorporationisspecializedinhandingtheimportandexportsbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.2．自我推荐a.请容我们自我介绍，我们是……首屈一指的贸易公司。

Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…b.本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。

Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshigh　internationalprestige.c.我们的产品质量一流，我们的客户一直把本公司视为最可信赖的公司。

　Ourproductsareofverygoodqualityandourfirmisalwaysregardedbyourcustomersasthemostreliableone.3．推销产品a.我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。

Yournamehasbeengivenby…andweliketoinquirewhetheryouareinterestedintheselines.b.我们新研制的……已推出上市，特此奉告。

Wearepleasedtoinformyouthatwehavejustmarketedournewly-developed….c.我们盼望能成为贵公司的……供应商。

Wearepleasedtogetintouchwithyouforthesupplyof….d.我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。

Youwillbeinterestedtohearthatwehavejustmarketedournewproduct.e.相认您对本公司新出品的……会感兴趣。

　Youwillbeinterestedinournewproduct…….4．索取资料a.我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

　Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasedtohaveacatalogandpricelist.b.我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。

WehaveseenyouradvertisementinTheNewYorkTimesandshouldbegladtohaveyourpricelistsanddetailsofyourterms.c.获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。

Wehearthatyouhaveput…onthemarketandshouldbegladtohavefulldetails.d.如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。

Weshouldappreciatefullparticularsofyournewlydevelopedproduct.e.如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。

　Weshouldbeobligedifyouwouldsenduspatterns（orsamples）andpricelistsofyour…5．寄发资料a.很高兴寄你一邮包，内装……Wearepleasedtosendyoubyparcelpostapackagecontaining…b.欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。

　Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.c.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

　Weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.d.为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供您们参考。

　Inordertogiveyousomeideaofvariousqualitiesofhandicraftswecarry,wehave　　　pleasureinforwardingyoubyairmailonecatalogueandafewsamplebooksforyour　　　perusal.6．附寄资料a.随函附上本公司新出品的……样品，请查收。

Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew….b.随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。

请会签并退我方一份备案。

　EnclosedpleasefindtwocopiesofPurchaseContractNo.…，whichwetrustwillbefoundinorder.Kindlysignandreturnonecopyforourfile.c.我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。

Wehavepleasureinenclosingourfile.d.我们确认向贵方购买……,随函附上订单确认书供参照。

　Weconfirmhavingpurchasedfromyou….Aconfirmationorderisenclosedforyourreference.7．请求做代理商a.我们深盼与英国公司接洽，希望成为其销售代理商之一。

WeareanxioustocontactsomeBritishfirmswithaviewtoactingastheirsellingangents.b.如蒙考虑担任销售你们……代理商，我们将十分高兴。

　Weshouldbegladifyouwouldconsiderourapplicationtoactasagentsforthesaleofyour…8．请求报价a.兹函请提供……的报价。

Wearewritingtoinvitequotationsforthesupplyof….b.请将定期供应……之报价赐知。

Pleaseletushaveaquotationfortheregularsupplyfor….c.请将下列货品的最低价格赐知。

Kindlyquoteusyourlowestpricesforthegoodslistedbelow.9．询价a.随函寄上询价单一份。

Weareenclosingherewithaninquirysheet.b.如果贵方对……感兴趣，请告具体询价。

Ifyouareinterestedinour…,pleaseletusknowwithaspecificinquiry.c.一收到贵方具体询价单，我方马上航空邮上样品册并报价。

　Quotationsandsamplebookswillbeairmailedtoyouuponreceiptofyourspecificinquiry.10．价格a.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。

Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.b.我们很抱歉地通知你方价格无竞争力，若贵方能降低价格，使我方可接受的话，我们仍对交易感兴趣。

We’resorrytoinformyouthatyourpricehasbeenfounduncompetitive,butwe’restillinterestedindoingbusinessifyoucanbringdownyourpricetoalevelacceptable.

上行文亦即向国务院报送的请示或报告。

其文头在眉首区要留出供国务院领导批示签署意见的空白区，因此眉首区比一般公文为大。

这种格式要求在一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。

　　由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，为此发文机关的字号就不能放在正中位置，应左移至版心左边缘空一个字位置标识。

负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。

签发人姓名应用3＃楷体。

签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。

如上行文或下行文中有几个单位联合行文，则其格式与上、下行文格式相同，同是在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上，后加文件二字，居中摆放。

如联合行文单位过多，则要注意保证第一页有正文，如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号。

在联合行文时主办机关应列在第一位。

单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致。

这时红色反线下移。

　　多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。

　　下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名，因此其发文字号应列在中间。

　　主体区包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等栏目。

　　公文标题标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。

如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。

采用字体字号为2号小标宋体。

　　标题标识一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部份内容。

其中，发文机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。

发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。

事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。

文种则按新《办法》规定的13种文件选用标识。

　　标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。

标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。

　　主送机关也就是受文办理机关。

要标识机关的全称或规范化简称。

主送机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒号。

如碰到主送机关太多，则要注意必须保证首页有正文。

在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，后加括弧说明其余主送见版记，然后将其余主送机关放置于版记处，“抄送”上一行标识。

　　正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。

正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。

　　　　正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。

但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。

如“七上八下”、“五颜六色”等词。

　　印章公文生效标识。

但用印时要注意防伪。

除油墨防伪外，印章盖章位置很重要，要求印章与正文之间不允许再加内容，因此控制印章与正文间3～5mm内盖章。

由于这位置比较难掌握，则可控制在正文下一行字距范围内盖章。

这样正文下也不好加文字内容了，保证了防伪。

另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。

　　成文时间指公文被领导批准发布的时间。

其年、月、日的标识，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二○○一年十一月二十一日”，不能称为“2001年11月21日”。

这是一个特殊要求。

一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空4个字的位置标识。

　　如遇到二个单位行文时，年、月、日标识则为左、右侧距版线均空7个字，居中标识××××年××月×××日。

如碰到多个单位联合行文时则年、月、日标识应在右侧距右侧版线空二个字标识。

印章不压年、月、日，印章与年、月、日间空一行字距标识。

　　附件公文如有附件，应在正文下空一行左侧距版线空二个字标识“附件”后加冒号，冒号后标识附件内容。

附件名称标识不加标点符号。

如附件名称内容很长一行标识不下，要四行时则应在文字下一行位置标识。

不在“附件”或序号数下标识。

如附件有几个，则可在冒号后标识附件顺序号和每个附件的内容，并顺序排列。

遇到有附件，则印章和成文时间应放在附件标识的下面。

其位置与正文位置相同。

　　附注这一栏为在正文内无法表述的内容，但又需说明的事项，在附注栏标识。

标识时加括弧，如“请示”文种中“联系人”、“联系电话”则可标为（联系人：

×××，联系电话：

×××××××××），或（此文限传达到县、团级）等。

其标识位置在正文成文日期下一行左侧距版线空二个字的位置标识。

　　版记其内容包括主题词、主送、抄送、印发说明等内容。

版记一般应放在公文最后一页的底部，其位置均在双数页面上。

版记一般不编页码。

但如遇正文同页则可编页，不同页不编页码。

版记中每栏目间用黑色粗实线分割。

　　主题词用3号黑体字标于版记顶部，左侧顶左版线标识，后加冒号。

冒号后标主题词词组。

主题词词组间不用标点符号分割，要用空一个字作间隙。

词组用3号小标宋体字标识。

　　主送机关当正文中主送机关太多时移至此标识，其位置在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，主送后加冒号。

主送机关名称要标全称或规范化简称。

主送机关之间分隔要用逗号分割。

　　抄送机关标“抄送”标在主送或主题词下一行位置，其标识方法与“主送”相同。

　　印发说明在“抄送”下一行左、右各空一个字标识，左标公文承印单位，右标年月日（用阿拉伯数字）。

　　各单位如要进一步标审核人、校对、及印发份数时，则可在承印单位下一行标识，但要求标识均匀，对称好看。

　　取消“此页无正文”标识增强公文防伪性。

　　过去往往在公文结束时碰到所剩页面不多无法加盖印章和标注年、月、日。

这时只好把印章和成文时间列入下一页低。

为表示有印章和成文时间这一页纸与正文是联接的所以在纸的开头标注（此页无正文）以示说明。

这次新《办法》和新的《公文格式》标准则为公文防伪，取消了这一说明。

并明确规定：

盖印章的一页公文上面必须有正文内容。

为了解决这一问题，新的《公文格式》标准中规定：

遇有这个问题时，可采取调正公文行距和字距的办法来解决，也就是说遇到这样情况可视公文内容及其下部空白多少，用改变这一页低公文的行距或字距来达到使印章和成文时间与公文同处一页。

　　页码要求用4号半角白体阿拉伯数字标识。

其位置在公文版心线下右边缘（指单页）线下空7mm，距右版心线空一个字处标识。

双页在版心线左下角距左侧版心线空一个字，距版心线底线7mm处标识。

　　公文中表格公文中有时附有表格，则在标识时要注意：

跟正文一致的表格其页码编写与正文相同。

如跟正文位置不同，表格是横排，则此时应记住：

单页表头面向订口方向，双页表头面向切口（也称翻口）方向，页码标识与图表成90°方向扭转，单页标在左下角，双页标在左上角。

对大张纸的表格，则不标页码，只标附表名称或“附表1”、“附表2”。

如附表放在文件最后则均不编页码，只标“附表1”、“附表2”……。

　　来源：

温州秘书网

我刚到一家酒店担任公关销售部经理，以前我就在这一行干了多年，我是从销售代表一步一步做上来的，建立了很好的客户关系网，客户找我的也特别多。

前几天有三个重要会议来洽谈，因为会议较重要，又是老客户，我就一个人全部谈了下来，并亲自做了三个会议的接待计划。

我想会议接待通知发下去后各个部门只要按照计划执行就是了，不曾料到其中一个会议在接待过程中出了些纰漏，造成客户投诉，老总也把我叫去训了一通，说我还不是一个经理的料。

我心里也清楚事必躬亲实在是太累了，但是我部门的员工全部是新手，他们缺乏经验，做事速度也慢，还不如我自己做起来顺手。

请问我是否有必要这么亲力亲为？

我应该如何办？

（张）　　　　　　　解答：

　　　　张经理：

　　　　　　你好！

这是因为你还没有将自己的角色转换过来，你是从销售代表一步一步做上来的，客户与你很熟悉，所以客户习惯找你，你认为你就得亲自去接待，亲自做一些销售代表在做的事情。

其实，你更应该清楚自己已是一名经理，作为经理应该做好的是全面把握部门的管理，包括市场规划，对销售人员的培训，客户管理，做好与其他部门的沟通协调等事宜，而非事事亲力亲为。

以前我们常称道“鞠躬尽瘁，死而后己”的敬业精神，很多企业的管理者也和你一样，“天天两眼一睁，忙到息灯”。

但是，你要知道作为现代管理者更应把握的是全局，而非眉毛胡子一把抓，你必须学会如何将手中的权力尽可能地下放，这样才能更好地提高管理的绩效。

　　　　　　　你讲到你部门员工都是新手，也许在前期工作中你需要亲力亲为的事情会多一点，但是你必须尽快地培训和锻炼你的手下。

要知道，我们处在的是一个快速发展的社会，分享是最重要的，你要在分享知识、经验中迅速提高整个团队的水平。

建议你在平时的工作中要舍得将自己的工作经验传授给下属，并通过互动式的会议，角色演练来培训你的下属。

当然，培养一个好的销售人员，首先是在招收人员的时候就得仔细挑选，要挑选那些可塑性强，并愿意从事销售工作的人。

还有，就是要善于授权，是否懂得授权是衡量管理者工作能力的一个重要方面。

善于授权，对于减轻管理人员自己的工作负担，增强部门的凝聚力和发挥下属的专长具有十分重要的意义。

　　　　　　　曾经有一家公司的总经理，一天到晚忙个不停，有朋友善意提醒他要授权，没料到他大叹苦经，说自己在工作中也实施了授权，不过作为一把手自己肯定是不放心的，所有决策的过程还依旧掌握在自己手中，实施授权后，下属在工作中仍旧会不断地咨询每一个细节，结果自己还是很累。

　　　　　　　显然，管理人员如果缺乏有效的授权技巧，工作也是不可能轻松的，也不见得会有什么大的成效。

要做好一名称职的管理人员，就是要做一名称职的协调员。

一方面要为员工营造一个良好的工作氛围，工作上要帮助与支持下属；另一方面要统筹全局，着力做好协调人员之间、部门之间的关系。

　　　　要做到有效授权，一定要注意：

1）选准对象，视能授权。

在选择授权对象的时候，一定要考虑被授权者的能力和品德。

2）适度授权。

授权不是意味着放弃权力，要下属完成任务，必须赋予所需的权力，要以工作所需为界，并适当地协调、监控及善意提醒。

3）权责相应的授权。

下属有多大的权力就应担负多大的责任，如果权大责小，下属的责任心就不会强；反之，权小责大，就不会有人愿意去接受任务。

4）用人不疑。

管理人员要给予下属不断的指导并信赖他们，这就像教练给球员指导一样，不能看看下面不行了，自己赶紧下场去踢几脚，处处干预。

当然，下属在接受职权后，也必须尽可能做好份内的工作，不必再事事向上请示了。

　　　　　　　因此，要成为一名出色的管理者，请尽快学会授权，这是你管理魔杖的延伸，当你将授权运用自如的时候，你就会被授权下属所带来的良好绩效而惊诧。

因为下属一旦被授权，就会用一种主人翁的态度来对待工作和企业，必将自动自发地付出比管理人员预想更多的努力。

（金涛）（来源：

中国营销传播网）