系统费用报销系统作指导及常见问题答疑Word格式.docx

系统费用报销系统作指导及常见问题答疑Word格式.docx

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2、确定无误后选择工作流名称：

3、正确填写收款方信息、汇款日期及手机号：

选择收款方后会自动弹出对应的账户性质、省份、开户行等信息。

4、点击“新增”添加费用类型及金额：

其中费用类型的选择是根据第2步中所选择的工作流名称而对应出现的，如工作流名称为“日常”即出现以下选择：

5、填写报销金额后界面会显示总金额、核定金额等项目：

如果同一个工作流名称需要选择几个费用类型的话可使用批量新增：

进行费用类型批量选择界面：

6、填写相关是由说明后即可点击“提交”按钮提交工作流，或点击暂存，暂时保存申请信息：

7、如果工作流需添加附件，要先点击“暂存”按钮，然后点击“附件”按钮：

选择附件并上传：

添加附件后点击“保存”按钮即可提交工作流。

8、暂存的工作流可选中后点击“编辑”按钮进行修改：

9、工作流较多时可点击“查询”按钮进行搜索：

输入查询条件：

10、新增工作流时有相同类型的可直接复制，避免所有信息都要重新填写的麻烦：

1.4借支工作流

借支工作流适用于经营、运作、职能内部人员因生活费、出差金额不足等其他符合公司借支管理规定的费用，需要向公司借款的情况。

步骤：

（申请步骤同报销工作流，不再重复）

借支工作流共有5种，且费用类型均为“员工借支”：

不同于报销工作流的是借支工作流需要转报销（即冲借款）：

借款工作流审批完成后，选中需要冲借款的项目后点击“冲借款”即可在费用报销工作流中生成一条对应的转报销工作流。

1.5付款工作流

付款单适用于公司对外支付给客户或供应商的款项，如：

工程款、银行还贷、车辆还贷，采购款，房租等。

（申请及冲付款操作同付款工作流）

1.6我的申请类别

我的申请类别主要用于设置用户日常工作中比较常用的工作流名称及费用类型，避免每次申请时都要花费时间查找：

点击“新增”后即可出现添加界面：

选择对应费用类型：

设置后每次起草工作流时只能看到自己添加的工作流及费用类型，如果需要起草其他类型请重新添加或清空我的申请类别。

常见操作问题答疑

一、权限问题

1.新入职员工，在打借支时，点击OA首页的费用报销显示404未找到，找不到JSP文件；

答：

出现该提示是指没有费用报销系统权限，请联系财务信息化项目推进小组开通。

注：

所有用户在OA首页的系统菜单里都会有“费用报销”图标，但只有经理级以上的人员、职能员工及收银员才会有起草的权限，普通员工除私人借款时可开通权限外一律无权限。

二、账户设置问题

起草工作流之前首先要在费用报销系统主菜单“账户信息资料”录入账户信息，否则起草工作流时无法找到对应的账户信息，会导致工作流无法提交；

账户性质分为如下四类：

1.子公司账户：

对公账户，一般用于大区出纳；

2.收银员卡账户：

丰顺子公司账户：

自行填写，提交时与OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中的账户信息进行校验；

3.内部员工账户：

可将自己平时报销用的账号信息填写并保存；

4.公司外部账户：

对外付款的业务，可将供应商账户维护到系统中。

若账户信息发生变更，可将不用的账户禁用掉，再重新新增。

常见异常：

1.已经在OA-办公平台-财务管理-银行账户管理中录入了账户信息，打工作流时收款方里面是空白的，还是选不到账号，打字也打不进去，怎么办？

在OA中录入账户后，还需要在费用报销系统-账户信息资料中录入账户信息，保存后再打工作流就可以选到账号了，不需要手动填写。

2.提交工作流时提示“调用OA接口错误，没有找到对应的账户信息”怎么办？

遇到这种情况，要把费用报销系统中的账户资料与OA中的账户信息核对，收银员卡核对路径：

OA--办公平台-财务管理--个人银行账户--个人银行账户查看录入，看账户信息是否录入，会计是否审核，与费用报销中的账户资料是否一致；

子公司账户则在对公银行账户-对公账户查看录入中核对。

核对内容同收银员卡。

3.提交工作流时提示收款方，账户性质等不能为空，重新选择账户还是这样，怎么办？

遇到这种情况时，要先把收款方里的内容清空，然后再重新选择账户，账户信息资料就会自动带出。

4.新交接的收银员，在费用报销系统中录入银行账户信息时，直接把原收银员的账号、姓名修改成我的，可以吗？

不可以，原收银员异动或离职，账户已注销，应禁用该账户，然后再新增新收银员的账户，不得在原收银员账户信息上做修改，以免账户信息交叉，影响您的日常报销。

三、费用类型选择

1.在报销物业管理费时，在日常里怎么找不到这个费用类型？

物业管理费在工作流名称房租下，工作流路径为：

付款单-房租-物业管理费。

2.公司给领导配置的商务车产生的油费、路桥费在报销时应该选择什么费用类型？

公司给区长，总监等领导配置的商务车产生的油费、路桥费等费用在报销时，应该选择商务车使用费。

工作流路径为：

报销单-日常-商务车使用费或付/借款单-日常-商务车使用费。

3.部门申请房租费用打了日常借支，转报销的时候怎么找不到房租这个费用类型？

房租费用有专门的工作流名称【房租】，如果申请付款，要打付款工作流，工作流路径为付款单-房租-房租费；

如果是直接报销，工作流路径为：

报销单-房租-房租费。

房租税金、物业管理费、取暖费同理。

4.对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？

为方便财务部报销对公账户开户费，手续费等费用，我部新增费用类型：

账户管理费，汇款手续费，工本费，工作流路径为：

报销单-日常-账户管理费/汇款手续费/工本费。

5.结婚贺礼申请、生小孩贺礼申请、小孩营养教育费申请应该怎么起草工作流？

这三类工作流有专门的工作流名称【全程无忧】，申请请走报销工作流，工作流路径为：

报销单-全程无忧-结婚贺礼申请/生小孩贺礼申请/小孩营养教育费。

6.部门报销固定资产、办公用品、低值易耗品等购买费用应该怎么起草工作流？

1）、采购中心报销资产采购类费用有专门的工作流名称“物资资产采购”，工作流路径为：

报销单/付款单-物资资产采购-办公设备/机械设备/IT设备/运输设备/低值易耗品/劳保费。

根据资产类型选择对应的费用类型，根据实际情况（有无发票）选择报销工作流或付款工作流。

2）、除采购中心外的部门报销该类费用，请选择工作流名称“日常”，工作流路径为：

报销单-固定资产采购/低值易耗品或付款单-固定资产采购。

7.采购中心报销跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用要选择什么费用类型？

根据账务处理细则规定：

凡是跟招聘、培训有关的低值易耗品采购费用都应划入招聘费和培训费。

所以我部在“物资资产采购”工作流中新增费用类型：

其他（招聘），教学设施设备（为培训采购的低值易耗品设备）。

付款单/报销单-物资资产采购-教学设施设备/其他（招聘）。

请采购员根据具体费用合理报账。

8.报销社保卡费用和生育保险费用应该如何起草工作流？

关于报销为员工购买社保支付的社保卡费用以及返还社保局汇到我司的员工生育保险费用，统一走付款工作流，工作流路径为：

付款单-社保-社保卡费用/员工生育保险。

1）.社保卡费用：

公司代员工办社保时的社保卡费用，此费用会从员工工资中扣除。

2）.员工生育保险：

我司代收员工生育保险返还给员工部分，要扣除已经发放的生育津贴。

9.对公账户开户以及汇款等产生的开户费，手续费报销时应该选择什么费用类型？

10.部门报销给客户发票兑奖的费用是否要走费用报销流程？

为方便营业部报销发票兑奖费用，规范操作流程，我部新增费用类型“发票兑奖支出”，即日起营业部报销发票兑奖费用需起草费用报销工作流，工作流路径为：

报销单-日常-发票兑奖支出。

特别提示：

费用承担部门应选择部门所属财务部。

费用承担部门选择部门所属财务部。

11.部门新员工参加新员工培训产生的交通费，报销时费用类型应该选择交通费还是培训交通费？

因培训产生的交通费应该选择日常-培训交通费，日常-交通费一般是指市内交通费，即拜访客户、去银行办理业务等产生的交通费。

12.报销部门饮用水费用，费用类型是选择水电费还是办公费？

部门饮用水不属于水电费核算内容，应该选择办公费，请各部门报销时注意区分这两种费用，正确选择费用类型。

13.报销经营部门新开点时所产生的费用应该选择什么费用类型？

经营部门新开点时所产生的费用，包括选点费用、人员工资、办公费、培训费、差旅费用、印刷费、注册登记费等费用在报销时选择开办费，工作流路径为付款单-日常-开办费或报销单-日常-开办费。

四、打印相关

费用报销系统打印首先要添加可信站点：

添加可信站点后若出现异常，可参照以下两种情况及解决方法：

1.在打印费用报销明细表时，总是会跳出“限制此站点”，无法打印，怎么办？

在工作流界面，点击打印，会弹出费用报销明细表页面，在该页面点击鼠标右键，在弹出的界面中选择打印，就可以把当前明细表打印出来。

2.打付款/借款工作流时，找不到打印按钮，怎么打印？

付款/借款单是不需要打印的，等拿到发票，转报销时直接打印转报销工作流明细就可以了。

五、操作相关

1.为什么我的工作流打开后不能暂存和提交？

因为工作流双击或查看进入的只是查看界面所以无法进行编辑，正确方法为选中工作流后点击编辑，这样才能对工作流进行修改、暂存和提交。

2.打运作成本付款工作流时，为什么费用类型只显示现金和银行存款？

因为运作成本仅限运作部门申请，经营部门日常成本请走报销单—日常或借款单—日常。

3.打报销单选择工作流名称时，只显示一个名称，其他的都看不到-如图1，怎么办？

这个是因为自己设定的常用申请类别中只有一个，可以返回主菜单-如图2，打开我的申请类别，把里面的内容选中，删除，再进入报销工作流编辑界面，就可以选到所有的工作流名称-如图3。

（借款单、付款单同理）

4.为什么报销工作流提交后，出纳审批提示预算不足，无法审批下去？

在报销工作流提交之前，选中一行，点击预算查询，可以看到该费用类型的预算余额，若报销金额大于预算余额，则说明超出预算，出纳无法审批，要修改报销金额后再提交。

5.在打借款单-日常时，费用类型为空，重新选择工作流名称也不显示，怎么办？

把之前选择的工作流名称“日常”删掉，重新选择，就会自动带出费用类型“员工借支”。

6.异动到新部门，费用报销系统中的部门也更改了，但是我复制之前的工作流时，申请人部门是正确的，但费用承担部门还是默认之前部门，怎么办？

复制工作流，费用承担部门会直接复制过来，不会更改，如果刚刚更换了部门和子公司，打工作流时请新增工作流，以后可以复制这条新增的工作流。

7.在使用批量新增功能时，把需要的费用类型移到右边后，点击确定，没有反应，怎么办？

使用批量新增功能时，要把移到右边的费用类型选中，即在费用编码前面的框里打钩，然后再点击确定，才能新增费用类型。

8.打开暂存的工作流上传附件时，上传按钮是灰色的，怎么办？

暂存的工作流，双击或点“查看”进入，都无法对工作流进行修改，也无法上传附件，正确方法是选中该工作流，点击“编辑”进入，然后进行修改、上传附件、提交。

9.想收回报销工作流，但是在OA工作流界面，“收回”按钮是灰色的，点击没有反应，怎么办？

费用报销工作流在OA-工作流界面是无法收回的，要进入费用报销系统主菜单，在报销工作流界面，选中该工作流，点击收回按钮，收回工作流。

（借/付款单同理）

10.在打费用报销工作流时，选好了费用类型，但是修改费用承担部门后，费用类型就没有了，怎么办？

在打工作流时，要先选择费用承担部门，如果先选了费用类型，则修改部门后，费用类型就会为空，要重新选择。

11.为什么我的应酬费报销工作流总是被退回？

起草应酬费工作流时，费用说明写上应酬费，具体详情写在“事由及说明”里或做成“附件”上传，领导在审批时可以看到事由，若写在其他地方，则不予审批。

该工作流审批结束后，会自动屏蔽附件、事由及说明。

六、系统异常

1.借款转报销工作流会计在审批时，提示预算余额不足，找预算管理部处理后，仍然无法审批，怎么办？

遇到这种情况，有两种解决方法：

1、让会计对该工作流审批不同意；

2、申请人收回该工作流并删除。

然后从借支工作流里重新推转报销工作流，就可以正常审批了。

2.费用工作流提交时提示：

调用OA接口错误（新增单据获取OA编码错误）：

1557438，提交不了，怎么办？

其实这条工作流在OA系统--工作流--我的工作流中已经生成，1557438就是工作流号，由于网络或OA不稳定导致报错，遇到这种情况，请先联系IT服务中心进行处理，不要删除该工作流重新起草。

3.费用报销系统中申请人部门和申请人子公司不对，怎么办？

在费用报销系统中起草工作流时，请先核对申请人部门和申请人公司是否正确，如果有误或者空白，请联系财务信息化项目推进小组修改，不要在信息有误的情况下起草工作流，如果已经提交，请收回或联系审批人退回。

4.为什么工作流在OA中显示已经审批完成，在费用报销系统中却显示审批中或未审批？

当OA系统不稳定时，起草工作流或审批工作流，就会报错，造成OA与费用报销系统状态不一致，所以，当OA异常时，请不要提交工作流或审批工作流。

当提交工作流出现该提示时，请联系IT服务中心处理，不要删除该工作流。

七、常见操作答疑

1.我的付/借款工作流页面上的“是否转报销”已经显示【是】，为什么“已报销金额”里还显示为空呢？

：

付/借款工作流在转报销工作流提交后，“是否转报销”下面就会显示【是】，但已报销金额里的内容要转报销工作流审批同意后，才会显示。

例如付款单：

1625053、1620488，两者都已转报销并提交，但1625053转报销工作流还未审批，所以已报销金额未显示。

2.在打费用报销工作流时，报销明细金额里可以写负数吗？

不可以，报销明细金额里不能有负数，如果出现负数，则会计审批时会报错，无法审批，请在提交工作流时认真检查，以免被退回。

3.打费用报销工作流时，费用说明的填写有没有具体要求？

在填写费用说明的内容时尽量简单、明了，具体解释说明或替票等信息请在“事由及说明”里填写，如请XX吃饭产生的应酬费、由XX发票作为替票等信息直接写在事由及说明里，不要在费用说明以及备注中体现。

替票等解释说明请在事由及说明中填写填写。

4.我的付款/借款工作流分两次转报销，第一次转报销的工作流还没有批完，可以再转一次吗？

在上一次转报销工作流没有审批完成的情况下，是不能再次转报销的，必须等上个报销工作流审批流程结束，才能再次转报销。

5.从哪里可以看到我的借支是否已经转报销，报销了多少?

打开借支工作流界面，可以看到“是否转报销”“已报销金额”“借报差额”三个字段。

以工作流1277108为例，是否转报销显示‘是’，表示已经推转成报销工作流，已报销金额为1000表示已经报销了1000，借报差额为空表示已经全部报销，若有金额，则表示还未报销完。

（付款单同理）

6.可以把之前起草的工作流都导出来吗？

现在系统已新增“导出工作流”功能，在主菜单界面，点击“导出工作流”，下载，保存，就可以看到之前起草的所有工作流。

7.员工私人借款：

1）新员工生活费借支，员工本人应该怎么操作？

用新员工本人的OA，在费用报销系统中起草借支工作流，工作流名称选择”员工私人借款”,申请人默认员工本人，然后完善其他信息，点击提交即可。

（注：

私人借支不用转报销）

2）新员工生活费借支，支付现金前，收银员应该如何操作？

以现金支付新员工借支，收银员要先在OA中挂借支，步骤为：

OA-办公平台-财务管理-借支单管理-增加，在新增界面录入借支信息，点击保存。

然后在借支单管理中找到新增的借支，核对借款人和金额是否正确。

3）新员工生活费借支，支付现金后，收银员应该如何操作？

收银员支付现金后，要起草报销工作流补充备用金，工作流名称选择“日常”，费用类型选择“员工私人借支”，收款人选择收银员本人,然后凭借支人填写、经理签字的借支单报销。

收款方选择收银员的账户。

8.付款工作流转报销了一部分，剩下的钱汇到子公司账户，也写了缴款单，但是仍然存在借报差额，怎么办？

把余款汇到子公司账户后，还需要点击冲付款进行转报销，转报销工作流费用类型选择“银行存款”，该工作流审批完毕后借支就会冲销完毕。

（借款单同理）

9.打费用报销工作流时，相同的费用类型要选择很多遍，可不可以合并为一条呢？

可以，例如交通费，多人的交通费可以按总金额合并到一起，然后把明细以EXCEL表格的形式上传到附件。

（其他费用类型同理）

10.从哪里可以看到借款单/付款单还有几条没有转报销？

进入费用报销系统主菜单，可以看到单据统计界面，其中，共计条数指已审批同意的工作流（借款单/付款单）个数，已还款指已转报销的工作流个数，未还款指还未转报销的工作流个数。

共计个数只统计已同意的工作流个数，不同意或汇款失败的不在统计范围之内。

11.我的付款工作流在冲付款时总是提示“单据已被推式生成，不能重复生成”，但是我在这个页面看不到生成的单据，怎么办？

由付款单推转生成的单据不在付款单界面，要在主菜单-报销工作流里才能看到，选中该工作流，点击编辑进去，把工作流补充完整，点击提交即可。

12.为什么我的工作流再次提交的时候会显示“单据已经被推式生成，不能重复生成”这是怎么回事？

借报差额为0的单据为已经报销完毕的单据无需再推.

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