设备档案管理办法.docx

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设备档案管理办法

设备档案管理办法

四川江铜稀土有限责任公司

设备档案管理办法

第一章总则

第一条根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规精神，为加强公司设备档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，使设备档案资料充分发挥作用。

根据有关规定，结合公司的实际情况，特制定此管理办法。

第二条设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

第三条设备档案，是设备制造、使用、管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管、修、用服务的职能，必须加强对公司设备档案的管理。

第四条设备资料，是指从设备规划、设计、制造（购置）、安装、使用、维修改造、更新、直至报废等全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表文字说明、计算资料、照片、录像、录音带等科技文件资料。

第五条要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学院的科技进步和经济建设服务。

第二章归档范围的确定

第六条确定的原则

1.归档的设备管理工作和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对公司当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和各类设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4.作为公司固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的设备，均须归档。

第七条归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面。

2.归档的重点是各类设备项目（特别是价值5万元以上的）载体的文件材料，包括全套随机图样。

3.本公司的自制设备和购入设备均按统一设备档案要求处理。

第八条不归档的文件材料

1.未定稿的管理性文件材料；

2.未生效的合同、协议书；

3.重份文件、院内单位发来的文件；

4.无查考价值的一般性函件；

5.设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

第三章立卷归档

第九条设备管理部门负责将公司生产设备逐台建立设备资料袋和设备资料的管理工作。

第十条设备档案资料应当包括下列内容：

（一）制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单。

（二）设备安装验收移交书。

（三）设备附件及工具清单。

（四）设备大、小修理施工记录，竣工验收单，修理检测记录。

（五）精度校验及检验记录。

（六）设备改装、更新技术。

（七）设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）。

（八）设备技术状况鉴定表。

（九）安装基础图及土建图。

（十）设备结构及易损件、主要配件图纸。

纸上修改。

设备管理部门组织将全公司机型常用图纸如装配图、传动系统图、电器原理图、润滑系统图等，进行描晒制后供生产车间维修使用，原图未经批准一律不外借或者带出资料室。

第十七条所有入库资料室保管的蓝图，资料员必须经过整理、清点编号、装订（指蓝图），登账后上架妥善保管。

第十八条图纸人资料室后必须按总图、零件、标准件、外购件目录、部件总图、零件图的图号顺序整理成套，并填写图纸目录和清单，详细记明实有张数，图面必须符合国家制图标准，有名称、图号，有设计、校对、审核人签字。

第十九条底图的保管。

（一）所有底图按设备类别清点、编号、记账以保证抽晒、归还准确无误。

（二）底图的修改应当由设备管理部门有关负责人员签名（盖章）批准，注明个性日期。

（三）底图作废、销毁，应当由资料员提出交设备管理部门组织技术员分别核实，确定无保存价值者，列出清单，经设备管理部门负责人批准后方可销毁。

第二十条动力传导设备技术档案资料的保管。

（一）动力传导设备技术档案资料是指蒸汽管系、压缩空气管系、乙炔管系、氧气管系、高低压电力电缆、电力架空线路、电话电缆等的平面附设布置图。

（二）动力传导设备档案资料由设备管理部门组织有关技术人员按照各种电缆、管道的实际附设走向进行测绘，底图交公司资料室作密级资料保管。

（三）档案资料必须保持与实物或者实际情况相符，根据公司管线布置变动的情况，档案资料必须作相应的变动，修改后归档。

第二十一条技术文件应当力求齐全、完整、准确。

第二十二条检验（检测）、检修、验收记录等资料由设备管理部门分管人员作分类整理后交资料员作集中统一管理。

第二十三条所有图纸要有统一的编号。

第二十四条图纸上的公差、热处理等技术要求标注齐全，图纸清晰。

第二十五条型号相同的设备、因制造厂和出厂年份不同，零件尺寸可能不同，应当与实物核对，并在图纸索引中加以注明。

第二十六条设备经改装或者改造后，图纸应当及时修改。

第二十七条图纸的修改应当表示在底图上，并在修改索引上注明。

第二十八条凡原制造厂的图纸，一律沿用原制造厂的编号。

第二十九条订制设备、年久设备和无制造厂设备图纸的编号，按下列办法进行，即第一节为设备型号，第二节为部件号，第三节为零件号，每节用短横线连接。

每个部件的零件号都从001开始，以便书写整齐和查阅清楚。

第三十条严禁将图册中的图纸拆下作为加工和外协等用。

第三十一条图纸资料的借阅必须按规定的借阅手续办理。

第三十二条资料管理员认真按《图纸资料借阅登记表》填写名称、图号、张数、借阅时间、借阅期限等项。

第三十三条借阅人在《图纸资料借阅登记表》签字栏签字。

第三十四条绝密文件资料借阅，资料管理员需报请设备管理部门负责人批准后方可借阅。

第三十五条资料借阅时间规定为10天内，借阅期满，资料管理员应当催收。

需继续借阅者，应当办顺延手续，该归还不归还或者遗失、损失者，由设备管理部门按其损失作估价赔偿。

第三十六条非为我公司服务的外单位人员不得借阅公司的设备档案资料，为我公司服务的人员，经设备部允许，可在资料室查阅有关的档案资料，但不得将档案资料带出资料室，外单位人员因工作需要，需将档案资料带出资料室，应当经公司领导批准。

第三十七条原图原件或者无备件的技术档案资料一律不得外借，只能在资料室查阅。

第三十八条本单位人员调出我公司或者办理离、退休手续前，有借阅设备档案资料未归还者，须到资料室办理归还手续。

否则，办公室不得办理调动或者退休手续。

第四章设备档案的管理

第三十九条按有关档案分类的原则，我公司设备类档案的分类由一、二级类目代号组成。

第四十条按单项设备设置二级类目，即有若干个设备设置若干个二级类目。

第四十一条设备档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号。

模式如下：

20××-SB00-1～n

案卷号

设备类档案二级类目代号

设备类档案一级类目代号

年度号

案卷号按二级类目流水。

第四十二条公司档案室对已接收的案卷，要认真做好编目。

1.在案卷的脊背档号栏处书写档号。

2.按分类原则编制各类设备档案案卷目录。

3.将著录数据及时存贮到计算机中，用计算机进行管理。

第四十三条同一种类相同型号的设备，建档时，只需一套完整资料即可，同时在备考表内注明相同设备所使用的用户。

第四十四条设备档案按年度——二级类目横向排列；并将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。

第五章附则

第四十五条本办法自签发之日起施行。

第四十六条本办法如与上级有关规定抵触，按上级规定办理。

第四十七条本办法由生产技术部解释，细则由生产技术部定制。